Setzen, Sechs Die häufigsten Fehler in Arbeitszeugnissen

Redakteur: David Franz

Die Erstellung eines Arbeitszeugnisses ist eine Wissenschaft für sich: Neben zahlreichen Sprachregelungen gilt es auch viele Formalien bei Aufbau und Inhalt zu beachten. Haufe-Lexware und Dr. Peter Rambach, Fachanwalt für Arbeitsrecht, erklären die häufigsten Fehlerquellen und geben Tipps, wie sie vermieden werden können.

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Um auf Nummer sicher zu gehen, können Unternehmen bei der Zeugniserstellung auf professionelle Unterstützung durch eine Software zurückgreifen.
Um auf Nummer sicher zu gehen, können Unternehmen bei der Zeugniserstellung auf professionelle Unterstützung durch eine Software zurückgreifen.
(Bild: Gerd Altmann / pixelio.de)

Nach Beendigung eines Arbeitsverhältnisses oder bei einem triftigen Grund, wie dem Wechsel des Vorgesetzten oder bevorstehender Elternzeit, haben Arbeitnehmer Anspruch auf ein Zwischen- oder Endzeugnis.

Kaum ein anderer Bereich führt so häufig zu Unstimmigkeiten zwischen Mitarbeitern und Arbeitgebern wie das Arbeitszeugnis. Dabei lässt sich ein Großteil der Konflikte bereits im Keim ersticken, wenn Vorgesetzte und Personalverantwortliche folgende Fehler vermeiden:

1. Unklare und undeutliche Formulierungen

Häufig ist das Zeugnis so geschrieben, dass aufgrund von Aufbau und Wortwahl beim Leser Vorstellungen entstehen, die nicht der Wahrheit entsprechen. Daher gilt: Klare und rechtssichere Formulierungen einsetzen, die in der Zeugnissprache üblicherweise verwandt werden.

2. Fehlende Angaben

Gerne setzen Personalmanager die Technik des „beredten Schweigens“ ein, indem sie Angaben, bei denen der Arbeitnehmer in der Beurteilung nicht gut abgeschnitten hat, einfach weglassen. Das Bundesarbeitsgericht hat dieses Vorgehen jedoch in die Nähe der Geheimcodes gerückt – und diese sind verboten.

3. Falscher Aufbau

Zahlreiche Personalverantwortliche und Vorgesetzte lassen ihrer Kreativität bei der Erstellung des Arbeitszeugnisses freien Lauf – doch der Aufbau der Dokumente ist von der Rechtsprechung vorgegeben: Er muss sich im Rahmen des Üblichen, des Erwarteten halten. Wird dieser Rahmen nicht eingehalten, handelt es sich um einen Formfehler. Ein korrektes Arbeitszeugnis ist folgendermaßen strukturiert: Einleitung, Werdegang, Stellenbeschreibung, Leistungs- und Verhaltensteil und Beendigungsformel.

4. Arbeitszeugnis als E-Mail

Im digitalen Zeitalter sind etliche Unternehmen dazu übergegangen, Arbeitszeugnisse als PDF per E-Mail zu verschicken. Dies entspricht jedoch nicht den Vorgaben: Ein Arbeitszeugnis muss entweder mit Schreibmaschine oder PC auf weißem Papier oder Geschäftsvorlage verfasst werden und darf nicht in elektronischer Form bereitgestellt werden.

5. Abweichung vom Zwischenzeugnis

Was interessiert mich mein Geschwätz von gestern: Dieser Devise folgen viele Verfasser von Beurteilungen, wenn sie nach einem Zwischenzeugnis ein endgültiges Zeugnis ausstellen. Dies ist jedoch nicht erlaubt. Wenn die Beurteilungsgrundlage beim Zwischen- und beim Endzeugnis identisch ist, dann darf der Arbeitgeber seine einmal geäußerte Beurteilung nicht mehr ändern. Im konkreten Fall heißt das: Wenn ein Arbeitgeber beispielsweise aus Motivationsgründen ein besseres Zwischenzeugnis ausgestellt hat als es der Mitarbeiter verdient hätte, darf die Beurteilung im Endzeugnis nicht schlechter ausfallen.

6. Stil- und Rechtschreibfehler

Manche Unternehmen lassen es bei der Erstellung von Arbeitszeugnissen an der gebotenen Sorgfalt mangeln – Durchstreichungen oder Flecken, aber auch Rechtschreib- und Grammatikfehler können vom Arbeitnehmer beanstandet werden und müssen vom Arbeitgeber korrigiert werden.

7. Adressierung

Irrtümlicherweise gehen zahlreiche Arbeitgeber davon aus, dass ein Zeugnis im Adressfeld des Briefbogens die Adresse des Arbeitnehmers tragen muss. Dies ist falsch: Selbst wenn das Zeugnis nicht ausgehändigt, sondern per Post verschickt wird, darf es nicht adressiert sein; es muss dann mit einem Begleitbogen verschickt werden.

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