7 Tipps für Sourcing und Beschaffung direkter Materialien

18.12.2019Autor / Redakteur: Franck Lheureux / Gary Huck

Dem Einkauf direkter Materialien kommt im Produktlebenszyklus eine Schlüsselrolle zu. Entsprechend groß ist sein Einfluss auf den Unternehmenserfolg.

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Mit digitalen und automatisierten Lösungen kann der Einkauf optimiert werden, aber die Mitarbeiter müssen sie auch annehmen.
(Bild: ©ipopba - stock.adobe.com)

Richtig aufgestellt, trägt der direkte Einkauf dazu bei, Produkte schneller auf den Markt zu bringen, Innovationen zu fördern und den festgelegten Kostenrahmen einzuhalten. Das klappt jedoch nur mit den richtigen Lieferpartnern. Hier zählen nicht nur der Preis, sondern auch die Qualität, die Liefertreue und das Innovationspotenzial der Lieferanten. Schließlich geht es um kollaborative Qualitätsprozesse und Risikovermeidung. In diesem komplexen Umfeld sind Procurement und Supply-Chain-Management eine wichtige Schaltstelle zwischen allen internen und externen Stakeholdern – vor, während und nach einem Sourcing-Projekt. Um diese Potenziale auszuschöpfen, bieten sich CPOs und Chief Supply Officers beim Einkauf von Rohstoffen und Teilen sieben wesentliche Ansatzpunkte:

1. Sorgen Sie für Durchgängigkeit in allen Sourcing-Projekten

Jedes Sourcing-Projekt sollte klar definiert und der Fortschritt jederzeit nachvollziehbar sein. Dazu gehört eine vollständige Einsicht in alle relevanten Dokumente, Aufgaben und die komplette Projektkommunikation. Was-wäre-wenn-Szenarien sorgen für Klarheit beim Vergleich von Angeboten und der Bewertung der Einstandskosten. Zusätzlich beschleunigen RFX-Vorlagen mit Fragebögen und Workflows den Beschaffungsprozess. Nicht zuletzt, wenn sie sich direkt in Verträge und Bestellungen verwandeln lassen.

2. Binden Sie interne und externe Stakeholder aktiv in die Entwicklung ein

Bereichsübergreifende Teams sind in der Produktentwicklung heute eher die Norm als die Ausnahme. Die Interaktion mit allen internen Stakeholdern und mit Lieferantenteams wird dank moderner Beschaffungssysteme spürbar erleichtert – etwa bei kollaborativen Qualitätsprozessen. Zudem stellen Sie damit sicher, dass alle Fragen und erforderlichen Dokumente berücksichtigt werden. Teilt der Einkauf Ausschreibungen Zeichnungen, Pläne oder andere Dokumente, so ist Vertraulichkeit natürlich oberstes Gebot. Unternehmen sollten darauf achten, dass sie die gesamte Kommunikation und alle Aktivitäten in abgeschlossenen und laufenden Projekten dokumentieren.

3. Betrachten Sie Ihre innovativsten Lieferanten als Partner

Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Ihren innovativsten Lieferanten spart Entwicklungskosten und bringt neue Geschäftsideen ins Haus. Auch Prozesse können mit Hilfe von Lieferanten verbessert werden, nicht nur im Einkauf, sondern beispielsweise auch in der Produktion und im Vertrieb. Künftig werden erfolgreiche Einkaufsteams intelligent, kollaborativ und agil arbeiten.

4. Verwandeln Sie Ihre Stücklisten in ein operatives Dashboard

Die Stückliste (BOM) sollte weit mehr sein als nur ein Laufzettel für Entwicklung, Beschaffung und Produktion. Setzt man sie bereits aktiv im Sourcing ein, ermöglicht dies einen Vergleich mehrerer Szenarien einschließlich der damit verbundenen Kosten. Ist die Stückliste sogar mit einer Source-to-Pay(S2P)-Suite integriert, bietet sie nicht nur eine Gesamtschau mit Blick auf jeden einzelnen Zulieferer, sondern auch auf sämtliche Teileinformationen. So können Sie die Lieferfähigkeit und die bisherige Leistung in die Lieferantenauswahl mit einbeziehen. Außerdem lassen sich dadurch Supply-Chain-Risiken, wie zum Beispiel die aktuellen Zollstreitigkeiten, bewerten und Optionen anhand verschiedener Szenerien optimieren. Im Idealfall kann der Einkauf darüber hinaus Statusinformationen direkt in der BOM aktualisieren und aus der Liste heraus Prozesse für das Qualitätsmanagement, die Lieferantensuche oder Bestellungen anstoßen. Um bei alledem den manuellen Aufwand zu minimieren und keine Medienbrüche zu erzeugen, sollte die Einkaufssoftware mit dem ERP- beziehungsweise PLM-System gekoppelt sein.

5. Stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferanten Ihre Qualitätskriterien erfüllen

Je abhängiger ein Unternehmen von einer funktionierenden Lieferkette ist, umso wichtiger ist es, Termintreue und Qualität im Lieferfluss sicherzustellen. Schließlich steht das Unternehmen seinen Kunden gegenüber dafür gerade. Weil Vertrauen gut, Kontrolle aber besser ist, sollten Sie standardisierte Qualitätsprozesse etablieren, wie etwa Advanced Product Quality Planning (APQP) oder ein Produktionsteil-Abnahmeverfahren, auch als PPAP - Production Part Approval Process bezeichnet. So sind Sie besser auf Audits vorbereitet und können Probleme erkennen und beseitigen, noch bevor ein Produkt in Produktion geht. Sollten doch einmal Probleme auftreten, lassen sie sich effizienter managen. Wichtig ist dafür ein mit der Beschaffung integriertes Projektmanagement, mit dessen Hilfe der Projektstatus jederzeit nachvollziehbar bleibt.

6. Erkennen Sie Risiken in der Supply Chain rechtzeitig

Je komplexer die Supply Chain, umso größer die Risiken. Dazu gehören Verstöße gegen regulatorische Vorgaben, der Diebstahl geistigen Eigentums oder die Verletzung von Geheimhaltungsvereinbarungen. Andere Gefahren haben zwar keine juristischen Konsequenzen, sie beeinflussen jedoch das Geschäftsergebnis oder das Kundenvertrauen negativ. Typische Beispiele dafür sind Lieferschwierigkeiten und unethische Produktionsbedingungen. Um Risiken schnell zu erkennen, sind eigene Erkenntnisse, zum Beispiel aus Lieferantenbefragungen, nicht ausreichend. Externe Spezialdatenbanken helfen, Probleme früh zu erkennen und gegenzusteuern, bevor es zu spät ist.

7. Vergessen Sie die Mitarbeiter nicht

Durchgängige Prozesse zwischen dem Unternehmen und seinen Zulieferern vereinfachen die Zusammenarbeit, steigern die Effizienz und verbessern die Transparenz für alle Beteiligten. Dies beginnt beim Forecast Management und zieht sich durch den gesamten Bestellprozess. Alles, bis hin zur Abwicklung der Lieferavisen, Wareneingang und Rechnungsstellung, sollte so schlank und eng verzahnt wie möglich sein. Dies hilft, Fehler zu vermeiden, erhöht die Genauigkeit und fördert die Agilität. Die wichtigste Voraussetzung für den operativen Erfolg ist jedoch der Faktor Mensch: Nur wenn Mitarbeiter und Lieferanten neue digitale Lösungen akzeptieren und auch anwenden, kann der Einkauf direkter Materialien seiner Schlüsselrolle gerecht werden.

Fazit

Die Procurement-Teams für direkte Materialien haben eine komplexe Aufgabe zu bewältigen. Schließlich müssen die richtigen Lieferpartner ausgewählt, Risiken vermieden und die produktbezogenen Kosten gesenkt werden. Es gilt, zusammen mit internen und externen Stakeholdern die Produktentwicklung und Innovationen voranzutreiben und bei alledem die Compliance sicherzustellen. Damit dies gelingt und der Einkauf rasch echten Mehrwert generiert, ist es mit neuen Softwarelösungen und einer Automatisierung der Prozesse allein jedoch nicht getan. Erfolgsentscheidend ist insbesondere, dass Mitarbeiter und Lieferanten die Vorteile neuer Lösungen erkennen und sie in ihren Arbeitsalltag einbauen.