Serie Projektmanagement, Teil 4 Risikomanagement in Software-Projekten

Jedes Projekt ist mit Risiken verbunden, sonst hätte es die Bezeichnung Projekt nicht verdient. Doch wer meint, ganz verwegen Risiken ignorieren zu können, geht das größte Risiko ein: das Scheitern eines Projektes.

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In vielen Projekten wird ein Risikomanagement entweder überhaupt nicht oder nur unzureichend durchgeführt. Häufig hört man, der Aufwand dafür sei zu hoch und ein Nutzen nicht erkennbar. Leider zu unrecht. Risikomanagement hat ein hervorragendes Kosten-Nutzen-Verhältnis! Das frühzeitige Erkennen von Risiken hilft, diese entweder zu vermeiden, zu umgehen oder für den Ernstfall vorzusorgen, wenn ein Risiko eintritt und zum Problem wird.

Risikomanagement ist somit eine Methode zur Absicherung und Schadensminimierung im Projekt. In vielen Fällen genügt ein Risikomanagement mit einfachen Methoden, wie wir sie im Folgenden zeigen werden, vollkommen. Bei umfangreichen oder großen Projekten lohnt sich ein Blick auf ausgefeilte Methoden, wie sie z.B. das Project Management Institute im Practice Standard for Project Risk Management aufführt.

Das Risikomanagement beginnt bereits in der Vorprojektphase, also noch bevor über ein Projekt entschieden bzw. beauftragt und dieses gar gestartet wird. Die Projektplanung wird von einer gründlichen Risikoanalyse begleitet. Da jede Projektphase andere inhaltliche Schwerpunkte setzt, muss zu Beginn einer jeden Phase eine erneute gründliche Risikoanalyse durchgeführt werden.

Das Vorgehen beim Risikomanagement unterteilt sich in vier Teilschritte.

Schritt 1: Risiken identifizieren

Gleich vorweg, Risiko-Identifikation ist nicht Aufgabe des Projektleiters allein. Gerade weil Risiken aus den unterschiedlichsten Bereichen kommen können, ist hier das gesamte Team mit seinen Experten gefragt. Gegebenenfalls sollten darüber hinaus weitere Spezialisten hinzugezogen werden.

Dies gilt z.B. besonders für die Projektstartphase, in der es darauf ankommt, Risiken frühzeitig z.B. mit der einzusetzenden Technologie oder erst bei spät durchzuführenden Aktivitäten, wie einem Systemtest, zu identifizieren. Bei umfangreichen Projekten erfolgt die Identifikation der Risiken in mehreren Stufen (iterativ) über die verschiedenen Projektebenen hinweg oder mit unterschiedlichen Personengruppen.

Für das eigentliche Identifizieren der Risiken bieten sich Kreativtechniken, wie z.B. Brainstorming, aber auch Interviews, Reviews der Anforderungen und Projektpläne oder die Fault-Tree-Analysis (FTA) und FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) im technischen Umfeld an. Hilfsmittel sind Checklisten oder Strukturpläne, die idealerweise im Verlauf mehrerer Projekte weiterentwickelt werden. Bild 2 gibt ein Beispiel für einen Risikostrukturplan.

Im Risikoworkshop zum Risikoregister

Planen Sie für kleine Projekte Workshops mit zwei bis drei Stunden Dauer ein. Für größere Projekte sind Ganztages-Workshops sinnvoll. Als Moderator fungiert der Projektleiter.

Ein exemplarischer Ablauf eines Risikoworkshops:

• Der Moderator bereitet eine Wand mit den Risikokategorien aus dem Risikostrukturplan vor.

• Die Teilnehmer ermitteln (jeder für sich) die Risiken auf Karteikarten. Hilfsmittel: Projektunterlagen, Checklisten und der Risikostrukturplan; am Ende werden die Karten zu den entsprechenden Kategorien geklebt.

• Konsolidierung der Karten (pro Kategorie ca. 20-30 Minuten).

• Diskutieren der aufgeklebten Karten.

• Doppelte Nennungen entfernen.

• Ggf. die genannten Risiken modifizieren, verfeinern oder neue hinzufügen.

• Die Risiken sollen am Ende verständlich charakterisiert sein und alle Teilnehmer ein gemeinsames Verständnis von ihnen besitzen.

Als Ergebnis entsteht im Nachgang eine Liste von Risiken, häufig auch als Risikoregister bezeichnet. Es empfiehlt sich, zu den Risiken abzufragen und zu notieren, mit welchen Symptomen sich deren Eintreten ankündigen kann. Dies hilft, das Eintreten eines Risikos frühzeitig zu erkennen. Ebenfalls können Abhängigkeiten zwischen verschiedenen Risiken vermerkt werden.

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