Was Sie ab 2014 bei Dienstreisen beachten müssen

Anbieter zum Thema

CSA Group Bayern GmbH

TRACO ELECTRONIC GMBH

IBR Leiterplatten GmbH & Co. KG

Wenn der Chef/der Kunde zum Essen einlädt

Auf Dienstreisen wird man mitunter zum Essen eingeladen, z.B. vom eigenen Chef oder vom Kunden, für den man gerade unterwegs ist. Für diese Fälle, im Fachjargon Mahlzeitengestellung genannt, ergeben sich ebenfalls Änderungen. Mahlzeiten werden künftig grundsätzlich mit dem Sachbezugswert von 4,80 Euro für Frühstück sowie 9,60 Euro für Mittag- und Abendessen als steuerpflichtiger Sachbezug in der Lohnabrechnung angesetzt.

Hat der Arbeitnehmer Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, weil er etwa mehr als acht Stunden unterwegs war, muss der Arbeitgeber diese für den jeweiligen Reisetag anteilig um den Sachbezugswert kürzen. Hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale, so kann die Mahlzeitengestellung individuell in der Lohnabrechnung oder vom Arbeitgeber pauschal mit 25 % versteuert werden.

Bei Vollverpflegung während einer Dienstreise wird der steuerfreie Verpflegungsmehraufwand gegebenenfalls vollständig gekürzt und der Arbeitnehmer darf keine Werbungskosten mehr in seiner Steuererklärung ansetzen. Ein übersteigender Kürzungsbetrag muss nicht als geldwerter Vorteil erfasst werden.

Allzu opulentes Tafeln ruft das Finanzamt auf den Plan

Allzu opulente Mahlzeiten rufen indes die Finanzbehörden auf den Plan. Übersteigt der Preis einer Mahlzeit den Betrag von 60 Euro (bisher 40 Euro), so werten die Finanzbehörden das Essen als nicht angemessen. Die Folge: Die Besteuerung erfolgt dann nach den individuellen Steuersätzen des Arbeitnehmers in der Lohnabrechnung.

Für sogenannte Belohnungsessen gilt wie bisher: Kann die 44-Euro-Freigrenze für Sachzuwendungen beim Arbeitnehmer noch genutzt werden, ist die Mahlzeit steuerfrei. Ansonsten ist das Essen als Sachbezug in der Lohnabrechnung zu versteuern. Vorsicht ist geboten, wenn der Arbeitnehmer z.B. schon einen Tank- oder Einkaufsgutschein erhält. Dann wurde die steuerliche Freigrenze wahrscheinlich schon ausgeschöpft.

Mitarbeiter rechtzeitig über die gesetzlichen Neuerungen informieren

Die Neuerungen im Reisekostenrecht verringern den bürokratischen Aufwand für Arbeitgeber und Arbeitnehmer. Doch angestammte Prozesse lassen sich nicht über Nacht verändern. Arbeitgeber sollten die neue Möglichkeit nutzen, eine erste Tätigkeitsstätte für ihre Arbeitnehmer festzulegen.

Unternehmen mit vielen Dienstreisenden sollten die veränderten Modalitäten frühzeitig im Betriebsablauf verankern und Mitarbeiter über die Änderungen informieren. Nur so lassen sich aus den gesetzlichen Neuerungen schnell Vorteile ziehen.

Erstveröffentlichung auf www.maschinenmarkt.de - Redakteur Jürgen Schreier

* Thomas Nöthen ist Wirtschaftsprüfer und Steuerberater der Kanzlei DHPG in Euskirchen.

(ID:42287664)