Was Sie ab 2014 bei Dienstreisen beachten müssen

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Nicht nur die einfache Strecke abrechnen

Mit den Neuregelungen schränkt der Gesetzgeber die landläufig als Pendlerpauschale bekannte gesetzliche Entfernungspauschale ein. Künftig lassen sich nur noch Fahrten von der Wohnung bis zur ersten Tätigkeitsstätte in der persönlichen Einkommensteuererklärung über die Pendlerpauschale abrechnen.

Für alle weiteren beruflichen Fahrten können Steuerzahler die tatsächlichen Kosten oder pauschale Kilometersätze absetzen. Hiervon profitieren vor allem Arbeitnehmer mit verschiedenen Einsatzstellen. Autofahrer können die Pauschale in Höhe von 30 Cent je Kilometer nicht nur für die einfache Entfernung, sondern für die tatsächliche Fahrtstrecke geltend machen. Bei Reisen mit dem Motorrad oder Motorroller sieht der Gesetzgeber 13 Cent, mit Moped oder Mofa 8 Cent und mit Fahrrad 5 Cent je Kilometer vor.

Auch Dienstwagenfahrer können sich freuen. Im Zuge der Neuregelungen ist nur noch die Fahrt zur ersten Tätigkeitsstätte als geldwerter Vorteil zu versteuern. Die übrigen Geschäftsfahrten zu Filialen und Niederlassungen des Arbeitgebers bleiben künftig steuerfrei.

Gewährt der Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss für den privaten Pkw, ist erhöhte Vorsicht geboten. Der Zuschuss darf den Betrag nicht übersteigen, den der Arbeitnehmer in seiner Einkommensteuererklärung als Pendlerpauschale ansetzen könnte. Fehlt es an vertraglichen Regelungen oder sind die quantitativen Kriterien nicht eindeutig, können die Finanzbehörden die zur Wohnung nächstgelegene betriebliche Einrichtung als erste Tätigkeitsstätte werten. Sind die Entfernungskilometer zu gering, ist der Fahrtkostenzuschuss zu versteuern.

Neue Staffelung bei Verpflegungspauschalen

Wer aus beruflichen Gründen auf Reisen ist, kann sich meist nicht so günstig verpflegen wie in den eigenen vier Wänden. Mit Verpflegungspauschalen legen die Finanzbehörden den Mehraufwand fest, der typischerweise über das hinausgeht, was ein Arbeitnehmer für seine Verpflegung an der ersten Tätigkeitsstätte aufwendet. Arbeitnehmer können den beruflich bedingten Mehraufwand in der eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen oder sich als Reisespesen vom Arbeitgeber steuerfrei erstatten lassen.

Künftig gibt es für Inlandsreisen nur noch zwei Verpflegungspauschalen statt wie bisher drei. Bei eintägigen Dienstreisen mit einer Abwesenheit von mehr als acht Stunden beträgt die Verpflegungspauschale 12 Euro. Bei mehrtägigen Dienstreisen mit Übernachtung wird für den An- und Abreisetag ebenfalls eine Pauschale von 12 Euro gewährt. Für alle Tage mit einer Abwesenheit von vollen 24 Stunden gewährt der Fiskus eine Verpflegungspauschale von 24 Euro.

Von der Neuregelung profitieren vor allem Kurzreisende, die ein bis zwei Tage unterwegs sind. Sie erhalten bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden künftig mit 12 Euro doppelt so viel wie früher. Reiskostenabrechnungen werden grundsätzlich einfacher. Zum einen entfällt die kleine Verpflegungspauschale für Abwesenheiten bis 8 Stunden. Zum anderen müssen bei mehrtägigen Dienstreisen die genauen Abwesenheitszeiten am An- und Abreisetag künftig nicht mehr dokumentiert werden. Der Fiskus gewährt immer 12 Euro je An- und Abreisetag; unabhängig davon, wann Reisende losfahren oder ankommen.

Bei Auslandsreisen gelten für jedes Land gesonderte Pauschalen

Geht die Dienstreise ins Ausland, gelten für jedes Land gesonderte Pauschalen. Auch hier kommen künftig nur noch zwei Pauschalen zur Anwendung. Auf der Internetpräsenz des Bundesfinanzministeriums ist unter www.bundesfinanzministerium.deüber den Suchbegriff „Auslandsreisen“ eine Länder-Übersicht abrufbar.

Wie bisher sind die Verpflegungspauschalen auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt. Unverändert gilt auch, dass eine Unterbrechung von mehr als vier Wochen die Drei-Monats-Frist erneut auslöst. Neu ist jedoch, dass die Gründe für eine Unterbrechung keine Rolle mehr spielen. Es müssen nur noch die Unterbrechungszeiten und nicht mehr die Gründe aufgezeichnet werden.

Will der Arbeitgeber mehr als die gesetzlichen Verpflegungspauschalen an seine Mitarbeiter auszahlen, kann er das wie bisher auch tun. Verdoppelt der Arbeitgeber etwa die Auszahlungsbeträge, dann kann er dem Arbeitnehmer diesen Mehrbetrag auch ohne weitere Nettoabzüge auszahlen. Dazu muss die Firma den Mehrbetrag mit 25 % pauschal besteuern und die Steuer übernehmen.

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