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Was Sie ab 2014 bei Dienstreisen beachten müssen

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Maßgeblich dafür sind dabei vor allem dienst- oder arbeitsvertragliche Vereinbarungen, wie z.B. Arbeitsverträge, Dienst- oder Betriebsvereinbarungen. Sie legen einen Arbeitsort fest, an dem der Mitarbeiter vorrangig arbeitet. Wichtig: Pro Dienstverhältnis kann es höchstens eine erste Tätigkeitsstätte geben. Auf den qualitativen Schwerpunkt der Tätigkeit kommt es künftig nicht mehr an.

Regelungen in den Dienst- und Arbeitsverträgen müssen plausibel sein

Die Regelungen in den Dienst- und Arbeitsverträgen müssen plausibel und stimmig sein. Arbeitgeber sollten keine Vereinbarungen aus Gefälligkeit treffen. Finanzbeamte kommen Ungereimtheiten schnell auf die Schliche.

Fehlt eine entsprechende Regelung durch den Arbeitgeber, wird die erste Tätigkeitsstätte immer nach quantitativen Kriterien definiert. Erste Tätigkeitsstätte ist dann die betriebliche Einrichtung, an welcher der Arbeitnehmer typischerweise arbeitstäglich ist oder zwei volle Arbeitstage je Woche oder mindestens 1/3 seiner wöchentlichen Arbeitszeit verbringt.

Hat der Arbeitgeber aber eine genaue Zuordnung getroffen, greifen diese Kriterien nicht. Für die Finanzbehörden sind grundsätzlich die arbeitsvertraglichen Weisungen maßgeblich. Falls die erste Tätigkeitsstätte nicht oder nicht eindeutig zugeordnet ist, hat das Gesetz auch vorgesorgt. Dann gilt die Tätigkeitsstätte, die der Wohnung am nächsten liegt, automatisch als erste Tätigkeitsstätte (so genanntes Meistbegünstigungsprinzip).

Ergänzendes zum Thema
Auf die Neuerungen einstellen
Auf die Neuerungen einstellen

Die korrekte Abrechnung von Reisekosten ist kein Selbstläufer. Wer sich systematisch auf die Neuerungen einstellt, ist auf der sicheren Seite.

1. Änderungen verstehen: Unternehmen sollten sich frühzeitig über die Änderungen und ihre Konsequenzen für die betriebliche Praxis informieren. Offene Fragen, insbesondere zur Festlegung der ersten Tätigkeitsstätte, sind im Dialog mit dem Steuerberater zu klären.

2. Anpassungen vornehmen: Die bisherigen Formulare zur Reiskostenabrechnung sind zu überarbeiten. Die neuen Regeln und Pauschalen sollten möglichst mit Praxisbeispielen in die firmeneigene Reisekostenrichtlinie einfließen.

3. Testphase einplanen: Es ist nicht leicht, angestammte Gewohnheiten zu ändern. Unternehmen sollten die neuen Regelungen möglichst mit Jahresbeginn testweise erproben, um Fehlerquellen frühzeitig zu erkennen. Wer bis zur ersten Lohnabrechnung für 2014 wartet, wird sich schnell über aufwändige Fehlerkorrekturen ärgern.

(Quelle: DHPG, www.dhpg.de)

Achtung: Dienstreise ist nicht gleich Dienstreise

Für einige Berufsgruppen sieht der Fiskus keine erste Tätigkeitsstätte vor, da sie an täglich wechselnden Einsatzorten arbeiten. Dazu zählen z.B. Kraftfahrer und Leiharbeiter. Hat der Arbeitgeber den Ort der Aufnahme der Tätigkeit nicht festgelegt, können Fahrten zu unterschiedlichen Startpunkten unbeschränkt als Werbe- oder Reisekosten abgesetzt werden.

Insbesondere Leiharbeiter haben erst bei Einsatz von mehr als 48 Monaten oder wenn sie zum Zweck der Festanstellung verliehen werden beim Entleiher eine erste Tätigkeitsstätte. Konsequenz: Ihre Anfahrt beginnen schon am Wohnsitz. Sie dürfen vom ersten Kilometer anstelle der Entfernungspauschale unbeschränkt Werbe- oder Reisekosten geltend machen.

Dienstreise ist nicht gleich Dienstreise. Die Finanzbehörden fordern zum Teil sehr unterschiedliche Belege. Wer die Erwartungen von Finanzbeamten kennt, kann mit plausiblen Nachweisen viele strittige Konstellationen vermeiden.

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