Projektcoaching Gnadenlos im Projekt verschätzt?

Haben Sie sich in Ihrem Projekt auch schon mal gnadenlos bei Aufwand und Kosten verschätzt? Schuld können unbewusste assoziative Verbindungen zu an sich irrelevanten Ereignisen sein, sogenannte Anker. Das Bewußtsein dafür schafft meist schon Abhilfe.

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Eines der häufigsten Ärgernisse in der Projektarbeit ist, sich gnadenlose bei Aufwand und Kosten zu verschätzen. Je komplexer das Projekt, desto gnadenloser. Die Sache wird noch verstärkt, wenn das Innovationstempo so hoch ist, dass alte Erfahrungen schwer auf neue Projekte übertragbar sind oder Wissensträger nicht mehr zur Verfügung stehen.

Diese Randbedingungen gehören z.B. bei Projekten der Software- und Chipentwicklung zum Alltag. Die Folge ist, dass mangels verwertbarer Informationen und hohem Druck passiert, was passieren muss: Der Verstand wird durch den Bauch ersetzt. Das ist jetzt keine Anspielung auf übergewichtige Projektmitarbeiter. Ich spreche von den unsichtbaren Automatismen unseres Denkens. Wir werden uns nun einer besonders hinterhältigen Form widmen: dem Ankern.

Alltag der Aufwandsabschätzung: eher Mystik als Fakten

Szenenausschnitte aus der Aufwandsabschätzung eines Projekts: … Eberhardt behauptet, dass er schon mal in einem ähnlichen Projekt mitgearbeitet hat. „Das hat so ungefähr 3-4 Personenjahre verschlungen“. Aha, das ist ja schon mal ein Anfang. Meist macht sich keiner die Mühe, die genaueren Details und Umstände zu erfragen. Großes Softwareprojekt, ähnliche Plattform, gleiche Programmiersprache, passt.

Nach einigen weiteren Überlegungen kommt das Team zu der Meinung, dass das eigene Projekt etwa doppelt so viele Module hat. ….Schließlich macht man noch eine Worst-Case- und Best-Case-Betrachtung. Als Best-Case gehen alle davon aus, dass sie es aufgrund des besseren Teams (hört, hört!) auch in drei Personenjahren hinkriegen könnten. Im schlimmsten Fall ging das Team davon aus, dass es sechs Personenjahre dauern könnte. Da der Messetermin, an dem das Produkt vorgestellt werden soll, nur vier Personenjahre zulässt, gibt das Management vor, dass es nur vier Personenjahre dauern darf. Der Projektleiter stimmt zu. Sein kleiner Sohn feiert gerade den 4.Geburtstag. Zufall oder gutes Omen?

So oder so ähnlich haben Sie es wahrscheinlich auch schon erlebt. Solchen Abschätzungen haftet immer etwas Mystisches an, da aus vielen diffusen Annahmen eine konkrete Zahl entsteht. Sie erinnern mich an den Kultroman „Per Anhalter durch die Galaxis“, in dem ein Computer auf die Frage nach dem Sinn des Lebens die schlichte Antwort „42“ gibt.

Wie immer die Sache auch läuft, es beginnt mit der Suche nach Anhaltspunkten. Da kommt unseren grauen Zellen jeder Hinweis gelegen. In unserem Fall setzt die Aussage von Eberhardt uns einen ersten Anker, der Einfluss auf die Schätzung nimmt, obwohl diese nur vage mit der Komplexität und dem Aufwand des Projektes verknüpft ist. Eine weitere Orientierungshilfe für die Entscheidung ist die goldene Mitte. In der Regel entscheiden sich die Menschen nicht für den Worst-Case oder Best-Case, auch wenn diese Eckpunkte meist auch nur grobe Schätzungen sind. Die Mehrheit tendiert zur Mitte. Das ist auch der Grund dafür, dass sich politische Parteien, die eine Mehrheit anstreben, so gerne als Parteien der Mitte titulieren. Die Wahrscheinlichkeit, dass sich das Team mit vier oder fünf Personenjahren arrangiert, ist also sehr hoch.

Willkür durch Anker sind typische Fallstricke der Aufwandsabschätzung

Sie sehen, dass unsere Entscheidungen sich oft an sehr simplen Anhaltspunkten orientieren. Immerhin ist das besser als Würfeln. Doch nicht selten ist Würfeln tatsächlich eine treffende Bezeichnung. Denn bei den Ankern kann es sich auch um Assoziationen handeln, die in einem möglicherweise sehr exotischen Zusammenhang zur aktuellen Situation stehen, oder um willkürliche Ereignisse, die aus irgendeinem Grund in unserem Kopf herumspuken. Es genügt bereits die zeitliche Nähe eines Ereignisses oder einer Wahrnehmung, um Einfluss zu nehmen. Je dichter der Projektnebel, desto größer ist diese Gefahr. Es ist sehr wahrscheinlich, dass der 4. Geburtstag seines Sohnes dem Projektleiter „geholfen“ hat, dieser Zahl eine größere Bedeutung zuzumessen.

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