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Aus Gewohnheit … oder aus Gründen der Bürokratie Büro mag Faxen: Jedes vierte Unternehmen faxt häufig

Von Susanne Braun 3 min Lesedauer

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Der Faxabbau in deutschen Büros schreitet stetig, aber im Schneckentempo voran. In Zeiten, in denen E-Mail und digitale Signaturen fester Bestandteil des alltäglichen Lebens sind, werden im Schnitt in drei von vier Unternehmen noch Faxgeräte oder digitale Faxprozesse genutzt. Der am häufigsten dafür genannte Grund: Behördenkommunikation. Wie „überraschend“.

Faxe gibt's in deutschen Büros noch aus guten Gründen, etwa für die Kommunikation mit Behörden - oder als Backup.(Bild: frei lizenziert / Pixabay)
Faxe gibt's in deutschen Büros noch aus guten Gründen, etwa für die Kommunikation mit Behörden - oder als Backup.
(Bild: frei lizenziert / Pixabay)

Hand aufs Herz: Nutzen Sie noch ein Faxgerät? Ja? Nein? Und wie sieht es in Ihrem Unternehmen aus? Lauert da in einer düsteren, etwas staubbedeckten Ecke des Postraums vielleicht noch so ein Maschinchen, das 99 Prozent seiner Zeit nicht mehr tut, als über eine grüne Leuchtdiode zu signalisieren, dass es eingeschaltet ist? Oder ist das Faxgerät tatsächlich noch Bestandteil Ihrer täglichen Arbeit?

Und wenn es nicht das Gerät an sich ist, dann vielleicht ein digitaler Faxprozess? Jährlich befragt der Digitalverband Bitkom Mitarbeiter aus über 600 deutschen Unternehmen mit mehr als 20 Beschäftigten, um in Erfahrung zu bringen, wie schnell es denn mit der Digitalisierung in den Büros vorangeht.

Faxabbau im Schneckentempo? Na ja … es gibt zwei Seiten der Medaille

2018 faxten noch 95 Prozent der befragten Unternehmen, 2020 noch 92 Prozent, was dann bis zum Jahr 2023 auf 82 Prozent zurückging. Und im Jahr 2024 sind es laut der aktuellen Bitkom-Umfrage wieder weniger, nämlich 77 Prozent, also drei Viertel der befragten Firmen. Immerhin: 72 Prozent der faxenden Unternehmen machen das per digitalem Fax. 

Daniil Heinze, Referent Digitale Geschäftsprozesse beim Bitkom e. V., meint dazu: „Insbesondere bei der Verschlüsselung von Daten haben die digitalen Kanäle dem klassischen Fax einiges voraus. Digitale Faxgeräte kombinieren dies und übertragen die Daten mit speziellen Faxprotokollen über das Internet statt wie ursprünglich über Telefonleitungen. Im Vergleich zu einer Standard-E-Mail bietet das digitale Fax häufig eine automatische Empfangsbestätigung, ist weniger fälschungsanfällig und eignet sich auch für rechtsichere Kommunikation.“ Das oben im szenischen Einstieg angesprochene Faxgerät werden Sie noch in 66 Prozent der faxenden Unternehmen finden – allerdings nur als Backup-Lösung, falls alles andere streikt.

Warum faxen? Sie ahnen es bereits, es sind die Behörden …

Die Unternehmen, die noch am Fax festhalten, nennen die unterschiedlichsten Gründe für die Nutzung dieser Kommunikationsmöglichkeit. Angesichts dessen, dass Deutschland geschätzt das ungefähr faxreichste Land der Welt ist, ist einer dieser Gründe ganz besonders prominent. Einer muss natürlich ganz oben auf dem Treppchen stehen – und offenbar waren Mehrfachantworten möglich.

  • Für 56 Prozent ist das Fax in der Kommunikation mit Behörden unumgänglich,
  • für 43 Prozent ist das Fax sicherer als der Postweg,
  • für 35 Prozent sind rund um das Fax funktionierende und etablierte Prozesse etabliert.
  • Für 27 Prozent ist das Fax ein Werkzeug der Gewohnheit und
  • für weitere 27 Prozent ist das Fax das Werkzeug der Wahl für Zustellungsnachweise.
  • Für 25 Prozent dient das Fax als Tool, um den Kundenanforderungen zu entsprechen,
  • für 10 Prozent geht es darum, rechtliche Vorgaben zu erfüllen,
  • für 7 Prozent der Faxnutzer geht es darum, dass sie das Fax im Vergleich zu digitaler Kommunikation für sicherer halten und 
  • für schließlich 6 Prozent ist das Fax ein Backup.

Stirbt das Fax aus?

Die Antwort auf diese Frage können wir Ihnen nicht mit Bestimmtheit geben, doch Kommunikationsexperte Gnegel sagte im Januar 2024 im Spiegel-Interview auf die Frage, ob das Fax aussterbe: „Das dauert noch ein bisschen. Faxen ist eine Kulturtechnik. Da haben sich Menschen in ihrem Alltag dran gewöhnt. Erst wenn die in Rente gehen, geht mit ihnen auch das Faxgerät.“ (sb)

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