Collaborative Work Management Tipps zur Bewältigung der Anforderungen einer modernen Arbeitswelt

In einer zunehmend komplexen Welt, mit einer nicht enden wollenden Informationsflut, befinden sich auch die Arbeitsweisen in einem ständigen Wandel. Mit Hilfe von Collaboration-Tools können sowohl tägliche Aufgaben als auch größere Projekte einfacher bewältigt werden.

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Dem „Information Worker“ von heute stehen auch ganz andere Mittel zur Verfügung, als dies vor zehn Jahren der Fall war: Neben klassischen Werkzeugen für die Team- und Projektarbeit kommen immer häufiger Social-Media-Lösungen aller Art zum Einsatz. Hinzu kommt die Tatsache, dass sich nicht nur das früher gewohnte „Nine-to-Five“-Zeitfenster überholt hat, sondern auch der gute alte Schreibtisch im Büro mit seinem Festnetztelefon ausgedient hat: Arbeitnehmer sind fast überall und rund um die Uhr erreichbar und wollen deshalb auch rund um die Uhr auf alle notwendigen Informationen zugreifen können.

Die Verantwortlichen sehen sich deshalb Fragen gegenüber, wie etwa virtuelle Teamarbeit funktioniert oder wie Social-Media-Techniken sinnvoll mit traditionellen Office-Werkzeugen kombiniert werden können. Eine Möglichkeit diesen Herausforderungen zu begegnen ist das Collaborative Work Management. Damit wird die effektive Zusammenarbeit von Teams, unabhängig von deren Standort und Zeitzone bezeichnet.

Herausforderungen der Teamarbeit

Jeder Mitarbeiter eines Unternehmens sollte heute wissen, dass viele Problemstellungen nur im Team zu lösen sind. So gesehen gilt dann auch die Teamfähigkeit nach wie vor als eine der Soft Skills, die Menschen heute bei der Arbeit brauchen. Trotzdem werden sich in jeder Firma Mitarbeiter finden, die lieber allein arbeiten, sich als „Einzelkämpfer“ bezeichnen und meinen, so auch schneller an das jeweilige Ziel zu gelangen. Es scheint so, als ob einige Menschen ein gewisses Unbehagen empfinden, wenn sie mit anderen im Team arbeiten sollen. Vielleicht haben sie ja schon leidlich erfahren, wie unproduktiv Meetings sein können.

Das ist nur eine der Herausforderungen, mit denen beispielsweise Abteilungsleiter oder Projektverantwortliche immer wieder zu kämpfen haben. Hinzu kommt der Anspruch, neue Techniken eben nicht nur zu assimilieren und zu nutzen, sondern dabei vor allen Dingen auch die Menschen mitzunehmen – denn sie sind der wichtigste Teil dabei. Jeder Mitarbeiter soll problemlos in das Team integriert werden können und von den Vorteilen der modernen Form der Zusammenarbeit direkt profitieren können.

Neue Lösungswege

Durch die Nutzung neuer Collaboration-Werkzeuge, die über etablierte Social-Media-Funktionen verfügen, werden Anforderungen, Kommentare und Kritik nahezu in Echtzeit verbreitet, was grundsätzlich ein Vorteil ist – aber auch den Druck auf den einzelnen Mitarbeiter erhöhen kann. So besteht die Herausforderung auch darin, die bekannten Arbeitsweisen mit den neuen Möglichkeiten und Medien so zu kombinieren, dass sie möglichst effizient und motivierend eingesetzt werden können, einen Vorteil für alle bedeuten und nicht zur Belastung werden.

Wer mit der Aufgabe betreut wird, ein Team zu bilden, oder von seinem Chef die Vorgabe bekommt, nun „endlich mal sein Team so zusammenzuraufen, dass es Ergebnisse bringt“, wird häufig einen bewährten Weg beschreiten: Es wird ein neues Projekt gestartet. Da befindet man sich auf bekanntem Terrain, kann ein Projektteam zusammenrufen, Pläne erstellen, Ziele definieren und so weiter. Besitzt das Unternehmen schon eine entsprechende Software für das Projektmanagement, so wird diese in der Regel Verwendung finden und in vielen Fällen auch zu den entsprechenden Erfolgen führen.

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