Warenwirtschaft In 12 Schritten zum erfolgreichen Einkauf

Kürzere Time to Market bei höherer Produkt- und Prozesskomplexität steigern den Druck auf den Einkauf. Will er erfolgreich agieren, muss er sich an die Änderungen anpassen.

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Voraussetzung um den Einkauf voranzutreiben, ist eine transparente Unternehmensstrategie mit definierten Erfolgsfaktoren, die offen ist für sich änderne Rahmenbedingungen. Alle Mitarbeiter müssen sie verstehen und umsetzen. Daraus leitet sich die Einkaufsstrategie ab. Die ConMoto Consulting Group erarbeitete auf Basis ihrer Umfrageergebnisse zentrale Erfolgsfaktoren für einen effizienten Einkauf.

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1. Strategie- und Umsetzungskompetenz

Voraussetzung ist eine durchgängige, transparente Unternehmensstrategie mit definierten Erfolgsfaktoren, die zudem offen ist für sich änderne Rahmenbedingungen. Diese wird von allen Mitarbeitern verstanden und umgesetzt. Daraus leitet sich die Einkaufsstrategie ab, auch sie richtet sich an den vorher definierten Erfolgsfaktoren aus.

2. Entscheidungseffizienz

Der Einkauf wird sehr früh stimmberechtigt in den „Make-or-buy“-, Produktentstehungs- und den generellen Beschaffungsprozess eingebunden. Die Umfänge sind vollständig und lieferantenneutral vom Bedarfsträger spezifiziert. Der Einkauf erhält vom Bedarfsträger eine Bedarfsbeschreibung und eine Mengenvorschau, bündelt die Bedarfsmengen, entwickelt eine „Cost-Break-Down“-Matrix als wichtiges Element für das Anfragepaket.

Er führt eine umfangreiche Marktrecherche durch und stimmt den Bieterkreis mit den Prozesspartnern ab. Er führt eine Eigenkalkulation durch, „entwickelt“ Wettbewerb, klärt offene Fragen zu den Angebotsinhalten und erstellt einen detaillierten Wettbewerbsvergleich mit den Kosten über die gesamte Laufzeit. Er entwickelt eine Verhandlungsstrategie und führt Preisverhandlungen durch. Der Einkauf ist der Treiber des Beschaffungsprozesses und koordiniert alle notwendigen Abstimmungen, z. B. den Vergabevorschlag im Vorfeld des Vergabegremiums.

Im Vergabegremium präsentieren die Einkäufer die Standardelemente Beschaffungsfreigabe, Bieterliste, Wettbewerbsvergleich (auch mit Innovationsalternativen) und den Vergabevorschlag. Das bereichsübergreifende Gremium trifft die Vergabeentscheidung im Konsens und unter der Berück- sichtigung aller Anforderungen der Prozesspartner oder vergibt Arbeitsaufträge zur Klärung offener Punkte. Die operative Verhandlungsebene und die Entscheidungsebene sind getrennt.

3. Finanzmanagement

Die Einkaufsleistung ist definiert und abgestimmt, eine Härtegradlogik ist im Berichtswesen eingeführt, die Funktion Materialkosten-Controlling sorgt für finanzielle Transparenz bei den Einkaufsumfängen. Die Einkäufer kennen die Auswirkung der Einkaufspreise auf die finanzielle Ertragskraft des Unternehmens (Gewinn- und Verlustrechnung, Liquidität, Produktkostenkalkulation).

Es werden das vom Einkauf beeinflussbare und nicht beeinflussbare Einkaufsvolumen (z. B. börsennotierte Rohmaterialpreise) getrennt berichtet. Eine Regelung für den Einkauf in Fremdwährungsregionen liegt vor. Die Effektivität und die Produktivitätsveränderungen werden gemessen und regelmäßig berichtet.

Der Einkauf plant seine finanzielle Einkaufsleistung bereits für das Folgejahr. Als Grundlage zu deren Berechnung dient eine abgestimmte „Savings Guideline“. Darüber hinaus existieren Budgetwerte und eine persönliche Zielvereinbarung für die Einkaufsleistung.

4. Veränderungsleistung

5. Organisationsqualität

Der Einkauf versteht sich als interner Dienstleister und richtet seine Organisation an seinen internen Kunden aus. Es wird ein hoher Grad an Servicequalität und Serviceleistung für die internen Kunden sichergestellt. Der Einkauf ordnet und bündelt alle Bedarfe der Unternehmensgruppe in Warengruppen, um eine maximale Nachfragemacht am Markt aufzubauen.

Durch permanent angepasste Warengruppenstrategien wird die Umsetzung der Potentiale vorangetrieben. In der Firmengruppe ist der Einkauf über eine Matrixorganisation (disziplinarischer und fachlicher Berichtsweg) organisiert. Jede Warengruppe ist eindeutig einer Person im Einkauf zugeordnet. Die Einkaufsorganisation ist eine lernende Organisation und passt sich ständig den Anforderungen seiner internen Kunden an.

6. Personalmanagement

Das Einkaufspersonal hat individuelle Zielvereinbarungen, die auf einer jährlichen Basis angepasst werden. Neben Zielvereinbarung und der Zielüberprüfung werden im persönlichen Gespräch mit dem Vorgesetzten der Entwicklungsplan und die Leistungskomponenten besprochen. Durch ein Qualifikationsprofil „Soll/Ist“ werden Schulungsmaßnahmen abgeleitet.

Das Gehaltsmodell orientiert sich an einer leistungsorientierten Komponente. Das Einkaufspersonal ist flexibel einsetzbar. Es existiert ein Job-Rotation-Programm. Die Stimmungen und Meinungen des Personals werden regelmäßig und anonymisiert überprüft. Dabei wird auch die Vorgesetztenebene beurteilt. Das Einkaufspersonal versteht die Unternehmens- und Einkaufsstrategie und seine Rolle im Unternehmen. Darüber hinaus ist es aktiver Gestalter und Werttreiber der Beschaffungsprozesse.

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