In 12 Schritten zum erfolgreichen Einkauf

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7. Qualitätsleistung

DNA eines wertorientierten Einkaufs
(Quelle: Conmoto Consulting Group)

Qualitätsfähigkeit und -leistung der Lieferanten werden durch die Qualitätssicherung gemessen, die aktuellen Daten liegen dem Einkauf vor und werden bei der Vergabeentscheidung berücksichtigt. Es existieren Verbesserungsprogramme für die Lieferanten. Der Einkauf unterstützt die Qualitätssicherung bei der Lösung von auftretenden Problemen bei den Zulieferern. Gewährleistungsansprüche werden konsequent umgesetzt. Die Qualität der eigenen Arbeit und die interne Kundenzufriedenheit werden überprüft und permanent verbessert.

8. Lieferantenmanagement

Der Einkauf führt regelmäßig Marktrecherchen durch und kennt den weltweiten Beschaffungsmarkt. Ebenso führt er regelmäßig Anfragen durch und bietet allen potentiellen Lieferanten die Möglichkeit, seine Angebote abzugeben. Das Einkaufspersonal sichert bei den Anfragen das Know-how der eigenen Firma ab und respektiert das Know-how der Lieferanten. Der Einkauf nutzt die Wettbewerbssituation bzw. entwickelt sie bewusst, um wettbewerbsfähigere Konditionen zu bekommen.

Bewertungsergebnisse „Wettbewerbsintensivierung“ im Branchenvergleich und Gesamt
(Quelle: Conmoto Consulting Group)

Im Rahmen der Warengruppenstrategien werden die Lieferanten entwickelt und ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessert. Der Einkauf ist zentraler Problemlöser im Unternehmen und kennt alle firmeneigenen Kontakte zu den Lieferanten. Die Lieferanten sind idealerweise per EDI-WEB angebunden und die administrativen Beschaffungsprozesse sind automatisiert.

Neben den kaufmännischen, rechtlichen (Eigentumsrechte) und technischen Vertragsbestandteilen werden auch die logistischen Anforderungen abgedeckt. Der Einkauf überprüft ständig die Wettbewerbsfähigkeit seiner Lieferanten. Ein SRM-System (Supplier Relationship Management) ist etabliert.

9. Innovationsleistung

Der Einkauf arbeitet ständig an der Verbesserung der Beschaffungsprozesse zusammen mit seinen Prozesspartnern. Zusätzlich wird die Innovationsleistung der Lieferanten in den eigenen Produktentwicklungsprozess oder auch Produktionsprozess aktiv eingebunden. Entwicklungen auf dem Lieferantenmarkt werden durch intensive Marktrecherchen beobachtet.

10. GRC-Management (Corporate Governance,

Risk Management, Compliance)

Im Unternehmen wird ein Risikomanagement-System gepflegt. Der Einkauf ist mit seinen Lieferanten darin enthalten. Es wird die Zukunftsfähigkeit der Lieferanten regelmäßig überprüft (Insolvenzradar). Maßnahmenpläne zur Vermeidung bzw. Kompensation von Lieferausfällen existieren.

Die Risiken sind transparent, bekannt und werden bestmöglich abgesichert. Unternehmenswerte und Unternehmens- bzw. Handlungsleitlinien liegen vor und werden gelebt. Abweichungen werden festgehalten und korrigiert. Das Einkaufspersonal hat eine schriftliche und aktuelle Erklärung zur Vermeidung von Interessenskonflikten abgegeben. Regeln zur Vermeidung möglicher Konflikte liegen vor. Es gibt eine neutrale Revisionsfunktion, die die Konformität von Soll/Ist überprüft.

11. Vertragsmanagement

Bewertungsergebnisse „Lieferantenmanagement“ im Branchenvergleich und Gesamt
(Quelle: Conmoto Consulting Group)

Der Einkauf ist die zentrale Anlaufstelle im Unternehmen für Vertragsverhandlungen mit Lieferanten. Er holt sich fallweise firmeninterne Unterstützung von den jeweiligen Fachbereichen, wie z. B. dem Rechtswesen. Es liegen komplette Einkaufsbedingungen vor und werden bestmöglich durchgesetzt, inkl. der Skontobedingungen. Die Verträge werden zentral abgelegt und elektronisch verwaltet. Die Vertragsinhalte werden auf Einhaltung hin überprüft. Eine interne und externe Unterschriftenregelung liegt vor und wird beachtet.

12. IT-/Datenmanagement

Die Verbesserung der Beschaffungsprozesse erfolgt u. a. durch die effektive Nutzung integrierter IT-Systeme im Unternehmen. Es existiert ein IT-Strategieplan für den weiteren Ausbau und die weitere Automatisierung der Beschaffungsprozesse. Elektronische Ausschreibungsverfahren und Verhandlungsverfahren werden genutzt.

Das Einkaufspersonal wird geschult und die neusten Kommunikationssysteme werden verwendet. Die Da- tenstrukturen richten sich nach Industriestandards (z. B. DUNS-Lieferantennummern-Systematik), sind in der Unternehmensgruppe gleich und führen zu keiner Doppelung. Die Daten sind aktuell. Fehleingaben werden erfasst und schnell korrigiert.

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Warenwirtschaft