Wie Firmen den Fiskus an Archivierungskosten beteiligen können

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Alle Aufbewahrungsfristen im Blick

"Für Geschäftsunterlagen sind verschiedene gesetzliche Aufbewahrungsfristen zu beachten", so Wirtschaftsprüfer/Steuerberater Thomas Rohler, DHPG Bergisch Gladbach. "Sie beginnen grundsätzlich mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Dokumente erstellt oder empfangen wurden. Bei Verträgen setzt die Frist nach Vertragsende ein."

6 Jahre Aufbewahrung

Handels- als auch steuerrechtlich ist ein- und ausgehende Geschäftskorrespondenz mindestens sechs Jahre zu archivieren. Dies gilt auch für alle steuerlich relevanten Unterlagen. Beispiele: Geschäfts- und Handelsbriefe inkl. Fax und E-Mail, Dauerauftragsunterlagen, Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrunterlagen.

10 Jahre Aufbewahrung

Die meisten Geschäftsunterlagen sind handels- wie steuerrechtlich zehn Jahre lang aufzubewahren. Dazu zählen nicht nur alle dem Finanzamt einzureichenden Unterlagen, sondern auch Anlagen und Unterlagen, die zum Verständnis notwendig sind. Beispiele: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanz, Rechnungen, Reisekos-tenabrechnungen, Lieferscheine, Kostenkalkulationen, Abkürzungsverzeichnisse.

Andere Fristen: Läuft die steuerliche Festsetzungsfrist zum Sachverhalt weiter, verlängern sich die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auf unbestimmte Zeit. Beispiele: Begonnene Außenprüfung, vorläufige Steuerfestsetzung, anhängige steuerstraf- oder bußgeldliche Ermittlungen. Darüber hinaus werden bei privatrechtlichen Verträgen manchmal Aufbewahrungsfristen vereinbart, die von den gesetzlichen Fristen abweichen. Beispiele: Baupläne, Konstruktionszeichnungen.

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