Wenn Projekte unter Reportismus leiden

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Natürlich haben auch wir uns die Frage gestellt, wie es zu diesem Phänomen kommen kann. Wie bereits in der Einleitung kurz angerissen, sind die Gründe für ein solches Verhaltensmuster abhängig von der Person selbst und somit vielfältig. Wir haben für Sie einmal eine Liste der Gründe zusammengestellt. Dabei ist zu beachten, dass in den meisten Fällen eine Kombination aus mehreren Gründen die wahrscheinlichste Ursache darstellt:

Die Absicherungsstrategie: Der Projektmanager ist aufgrund mangelnder Erfahrung auf diesem Gebiet unsicher. Deshalb betreibt er lieber einen höheren Aufwand zur methodischen Absicherung als zu wenig, mit der Absicht, dass ihm später niemand vorwerfen kann, dass es seine Schuld wäre, wenn etwas schief geht, denn er hat ja alles in seiner Macht stehende unternommen.
Der Kontrollwahn und Vertrauensverlust: Der Verantwortliche hat kein Vertrauen in die Fähigkeiten und die Zuverlässigkeit seines Team. D.h. er beanprucht für sich die alleinige Kompetenz zu entscheiden, was das richtige Vorgehen oder welches die richtigen Methoden sind, sodass der Projekterfolg auf keinen Fall gefährdet ist. Dementsprechend verlangt er von den Beteiligten eine am besten lückenlose Dokumentation ihrer Tätigkeiten, sodass alles bis ins Detail nachvollziehbar bleibt.
Der Disziplinierungswahn/Lust am Quälen der Mitarbeiter: Der Verantwortliche ist der Meinung, dass das Team zu unsystematisch arbeitet und will das Team zu absoluter Disziplin erziehen. Dies versucht er durch strenge Auflagen, was alles wie zu dokumentieren/auszuwerten, ... ist.

Neben diesen zugegebenermaßen teilweise sehr negativ anmutenden Gründen, die einzig und allein den Projektmanager in einem schlechten Licht erscheinen lassen, gibt es allerdings auch noch Ursachen, für die der Projektmanager nicht die Schuld trägt. Diese haben auch nichts mit dem menschlichen Verhalten zu tun, sondern verstärken den „Reportismus“ nur noch. Darunter fallen beispielsweise ineffiziente Prozess oder Zertifizierungsvorgaben, die bereits eine enorme „Grundlast“ an Dokumenten oder Statistiken verschreiben, sodass jeder zusätzlich zu erstellende Report den Projektbeteiligten unsinnig vorkommt.

Wie entkommt man dem Reportismus?

Um den „Reportismus“ effektiv bekämpfen zu können, haben wir in unseren Projekten die folgende Lösung entwickelt:

Konzentration der Dokumentenerstellung: Bereits im Kickoff-Meeting wird ein Verantwortlicher festgelegt, der für die Erstellung der administrativen Reports, Statistiken und Dokumente zuständig ist. Er ist nicht nur dafür zuständig, sondern bekommt auch die benötigten Ressourcen, um die Informationen bei den Beteiligten abzufragen. Zusätzlich dient er als Schnittstelle zwischen Projektmanagement und Projektbeteiligten. Zu seinen Aufgaben gehört es den Sinn der zu erstellenden Dokumente für die übrigen Beteiligten transparent zu machen und den Nutzen von neuen Dokumenten zu evaluieren, um gegebenenfalls die Erstellung abzulehnen.

Falls eine solche Rolle nicht gewünscht ist, muss der Projektverantwortliche den Sinn und Zweck der Dokumente genau darlegen und dem Team kommunizieren, warum dieser Aufwand gerechtfertigt ist. Dazu ist es vorher nötig Kosten und Nutzen der Dokumentation genau zu ermitteln. Er sollte trotzdem auch offen für andere Lösungen vonseiten der Mitarbeiter bleiben, sodass eine gegenseitige Wertschöpfung entstehen kann.

Aufbau von Vertrauen: Die Projektbeteiligte müssen versuchen, das Vertrauen des Verantwortlichen in ihre Kompetenz aufzubauen. Dies kann geschehen, in dem man mit dem Verantwortlichen objektiv und regelmäßig Gespräche über den aktuellen Stand, Probleme und Lösungsvorschläge spricht, ohne ihm den Eindruck zu vermitteln, sie wollen ihm etwas vorschreiben oder ihm die Kompetenz absprechen. Dieses Vorgehen ist auch dazu geeignet um Unsicherheiten beim Projektmanager abzubauen.

Sollten Sie also auf „Reportismus“ in Ihrem Projekt stoßen, so versuchen Sie doch einmal unsere Lösung. Noch ein kleiner Tipp: Manchmal hilft es auch, ein Dokument zu ignorieren. So fern es nicht wirklich benötigt wird, erledigen sich solche Sachen auch von alleine.

Wenn Sie weitere Muster kennen lernen möchten, schreiben Sie einfach eine E-Mail an heureka@sophist.de mit dem Stichwort „ELEKTRONIKPRAXIS – Verhaltensmuster“.

*Chris Rupp liefert durch ihre Publikationen und Vorträge immer wieder wichtige Impulse für die Bereiche Requirements Engineering und Objektorientierung. Erfindungen von ihr und den SOPHISTen legten die Basis des modernen Requirements Engineering. Chris ist Geschäftsführerin der SOPHIST GmbH. Kontakt: Chris.Rupp@sophist.de.

*Christian Pikalek schloss sich den SOPHISTen im Herbst 2003 nach Abschluss seines Geografie-Studiums an. Seit seiner Kehrtwende zum Systemanalytiker beschäftigt er sich mit der Erhebung und Dokumentation von funktionalen und nicht funktionalen Anforderungen. Daneben konzentrieren sich seine Forschungsschwerpunkte auf die Bereiche Innovationsmanagement und die Möglichkeiten des Requirements Engineering innerhalb von Offshore-Projekten.

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