Wenn Projekte unter Reportismus leiden

Anbieter zum Thema

MES Electronic Connect GmbH & Co. KG

PTC

IBR Leiterplatten GmbH & Co. KG

SOPHIST GmbH

2. Phase: ... dann fängt es so langsam an ...

Nachdem die ersten drei Wochen unseres Projekts ohne Zwischenfälle verliefen, d.h. die Bereichsverantwortlichen meldeten wie vereinbart wöchentlich den aktuellen Stand ihrer Arbeitspakete, erhalten alle Beteiligten eine freundliche E-Mail ihres Projektmanagers: „Hallo zusammen, im Ordner xy habe ich eine Exceldatei „Anwesenheit.xls“ erstellt in der Sie bitte dringend Ihre Anwesenheit vor Ort eintragen und diese wöchentlich aktualisieren. Mit freundlichen Grüßen.“

Na gut, alles halb so schlimm, könnte man sich denken doch einen halben Tag später: „Hallo zusammen, im Ordner xy habe ich eine Exceldatei „Ressorcen.xls“ erstellt in der Sie bitte dringend Ihren geplanten Ressourcen für unser Projekt eintragen und diese wöchentlich aktualisieren. Mit freundlichen Grüßen.“

Ressourcenplanung ist natürlich wichtig, auch wenn diese eigentlich bereits im Projektplan steht. Aber na ja, tragen wir sie ein!

3. Phase: ... bis es richtig lustig wird!

Zur Wiederholung: Wir haben unseren Projektplan mit Arbeitspaketen und Ressourcen und die Datei „Anwesenheit.xls“ und „Ressourcen.xls“ die ab der vierten Projektwoche von jedem gepflegt werden. Doch in der sechsten Woche: „Hallo zusammen, im Ordner xy habe ich eine Exceldatei „Urlaubsplanung.xls“ erstellt in der Sie bitte dringend Ihren Urlaub 2007 eintragen und diesen wöchentlich aktualisieren. Mit freundlichen Grüßen.“ Urlaub ist auch wichtig! Man muss ja planen können wann man als Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Doch: „Hallo zusammen, im Ordner xy habe ich eine Exceldatei „Arbeitspakete.xls“ erstellt in der ich die Arbeitspakete aus dem Projektplan detailliert aufgeschlüsselt habe. Bitte teilen Sie dringend Ihre Ressourcen den einzelnen Unterarbeitspaketen zu und tragen Sie den Erfüllungsgrad ein. In der Spalte Bemerkungen, können Sie zu beachtende Sachverhalte (z.B. Urlaub) eintragen. Diese Datei muss aktuell gehalten werden. Mit freundlichen Grüßen.“

Lassen Sie uns rekapitulieren, was in unserem Projekt gerade passiert: Jeder unserer fünf Bereichsverantwortlichen ist ab der sechsten Woche dazu verpflichtet unabhängig von unserem Projektplan vier verschiedene Dokumente zu aktualisieren, die alle einem ähnlichen Zweck dienen. Die Folge: Unsere Bereichverantwortlichen investieren bereits ein Teil ihrer Ressourcen ohne dabei wirklich das Projekt voranzubringen. Können Sie sich vorstellen, was passiert, wenn wir noch unsere Statusmeetings, Planungsmeetings, Statistiken, ... addieren? Richtig – wir binden unsere Ressourcen für Tätigkeiten, die dann für die eigentliche Arbeit fehlen. Neben diesem kurzen Beispiel haben wir in unseren Projekten noch weitere Erkennungsmerkmale für den „Reportismus“ angetroffen.

Woran erkennt man Reportismus?

Wie bereits im vorherigen Abschnitt erwähnt, erkennen Sie dieses Verhaltensmuster zumeinen an der stetig steigenden Anzahl an Dokumenten, Statistiken und Auswertungen mit ähnlichem Inhalt, bei denen der normale Projektmitarbeiter den Nutzen nicht mehr nachvollziehen kann und für deren Erstellung und Pflege er einen nicht unerheblichen Anteil seiner Ressourcen aufwenden muss. Auf Fragen nach dem Sinn oder Verwendungszweck der Dokumente bekommt er nur Phrasen zu hören, wie: „Das ist laut Vorgehensmodell so!“ oder „Das macht man so, ...!“. Neben der Anzahl der Dokumente erhöht sich auch die Zahl der (nicht) regulären Meetings, die eigentlich nicht angedacht waren.

Oft kommt es auch vor, dass ein Dokument einmalig erstellt wird, danach aber nicht mehr verwendet wird und so schnell wie es aufgetaucht ist, wieder verschwindet. In vielen Fällen ist es so, dass auch die Zeiträume zwischen der Aktualisierung oder Erstellung der Dokumente deutlich kürzer werden und der Verteiler der Empfänger permanent erweitert wird. Auch die Vorgaben für die Abgabetermine der zu erstellenden Dokumente werden vom Projektleiter immer sehr kurzfristig angesetzt, sodass die Projektbeteiligten oft alles stehen und liegen lassen müssen, um dieser Aufforderung nachzukommen.

Warum kommt es soweit? Drei menschliche Gründe

Neben der Anzahl der Dokumente gibt es zum anderen noch weitere Anzeichen, dass Ihr Projektmanager dem „Reportismus“ verfallen ist: Aufgrund des gesunkenen Arbeitstempos müssen entweder die Projektbeteiligten immer mehr Überstunden machen oder bekommen sogar neue, weitere Kollegen zur Unterstützung, um den Zeitplan einhalten zu können. Im schlimmsten Fall erkennt man den „Reportismus“ daran, dass eigentlich alle Projektbeteiligten wissen, dass ihr Projekt langsam aber sicher gegen die Wand fährt, der Projektmanager selbst, aber die Eskalation immer wieder hinauszögert und versucht die Lage über neue Statistiken und Reports zu retten.

(ID:317008)