Beschaffung Warum der Einkauf Chefsache sein sollte

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Der Einkauf ist eine der wichtigen strategischen Säulen eines Unternehmens. Er sollte daher in der Schaltzentrale der Unternehmen angesiedelt sein. Nur so ist ein hoher, finanzieller Vorteil gewährleistet. Doch die Realität sieht in vielen Fällen ganz anders aus.

Der Einkauf kann theoretisch einen hohen Wertbeitrag leisten – wird aber als eine Abteilung unter vielen gesehen. Weit weg von den wirklichen Schaltzentralen der Betriebe.

In der Prozesskette – also von Strategie, Maßnahmen, Bedarfsermittlung, etc. – wird der Einkauf meistens weit hinten abgebildet. Er wird allzu oft als rein ausführendes Organ missbraucht und in den Prozess der Beschaffung zu einem Zeitpunkt eingebunden, zu dem er seiner eigentlichen Aufgabe nicht mehr gerecht werden kann. Mit Folgen auch für die Unternehmensfinanzen.

Position von Einkauf und Beschaffung innerhalb von Unternehmen

Bedingt durch aktuelle Entwicklungen wie Lieferengpässe, steigende Energiekosten, Inflation, Fachkräftemangel und vieles mehr hat die strategische Bedeutung des Einkaufs immer stärker zugenommen. Dennoch sind „viele Betriebe noch weit entfernt von einer Gleichstellung des Einkaufs mit anderen Unternehmensbereichen“ – ein Zitat des Fachmagazins „Beschaffung aktuell“ aus dem Jahr 2016. Seitdem hat sich wenig verändert. Die Position des Einkaufs ist nicht im Zentrum oder bei Geschäftsleitung oder Amtsleitung – nicht einmal in der Nähe.

Dadurch verpassen viele Firmen und auch öffentliche Stellen die Chancen und Vorteile, die sich durch eine frühere und zentrale Einbindung des Einkaufs in den Arbeits- und Beschaffungsprozessen ergeben würden.

Außerdem ist der Spielraum der Einkaufsleiter und Beschaffungsspezialisten eingeschränkt. Denn die Kalkulation zum Beispiel von Personal- und Materialbedarf durch die Abteilungen über die Leitung des Hauses bis zum Einkauf ist ein langer Weg. Und die Kostenfreigabe umgedreht genauso.

Der Einkauf muss den Überblick behalten

Als externe Einkaufsberater erleben wir dann folgendes Bild: Jede Abteilung, jedes Team, jeder Mitarbeiter hat primär den eigenen Bedarf vor Augen. Erst beim Einkauf summieren sich alle Bedürfnisse und Wünsche zu einem Gesamtbedarf. Je schneller und langfristiger dieser Gesamtbedarf konkret erfasst und artikuliert ist, umso bessere Konditionen können die Fachleute im Einkauf für die Gesamtmenge aushandeln. Das setzt aber wiederum voraus, dass alle Beteiligten in den Einkäufern mehr sehen, als das ausführende „Mach mal“, sondern die Fachexpertise, die Bedarf und Beschaffung organisatorisch und monetär in Balance bringt.

Um das zu erreichen, ist es wichtig, dass der Einkauf direkt bei der Strategie, bei der Unternehmensleitung positioniert und dieses Upgrade intern kommuniziert wird. Procurement – ein anderer Ausdruck für Einkauf und Beschaffung – heißt schließlich so viel wie Vorsorge. Und diese Vorsorge können die jeweiligen Einkaufs-Profis nur leisten, wenn sie in strategische, Beschaffungs-relevante Entscheidungen eingebunden und die informations- und Abstimmungswege verkürzt werden. Das gilt umso mehr, wenn – wie schon seit Monaten der Fall – über Lieferengpässe, Materialknappheit und Fachkräftemangel gesprochen und berichtet wird.

Finanzielle Vorteile durch den Einkauf

Wenn der Einkauf an eine zentrale strategische Stelle rückt, ist das aber nicht nur für den Überblick gut. Es hat auch handfeste finanzielle Vorteile für die Unternehmen und Einrichtungen. Denn wenn der Gesamtbedarf aller Abteilungen ermittelt ist, können für entsprechend große Bestellmengen beachtenswerte Rabatte ausgehandelt werden. Das senkt einerseits die Betriebsausgaben, vor allem aber erhöht es den Gewinn vor Steuern – also die Mittel, die für Re-Investitionen zur Verfügung stehen. Damit sinken nicht nur Kosten, sondern auch die Abhängigkeit von externen Geldgebern wie Banken und Investoren.

Weiterer Aspekt: Durch die langfristige und kluge Planung, die aufgrund der Erfahrung professioneller Einläufer auch Unvorhergesehenes und Kurzfristiges berücksichtigt, ist also eine solide Finanzplanung möglich. „Gerade in Firmen, die viele Teile und Komponenten zukaufen, haben Einsparungen im Einkauf einen unmittelbar positiven Einfluss auf das Geschäftsergebnis“, schrieb „Beschaffung aktuell“ in dem oben schon zitierten Beitrag aus dem Jahr 2016. Dass sieben Jahre später immer noch viele Betriebe und Behörden diese finanziellen Vorteile nicht erkennen oder nicht nutzen wollen, ist erstaunlich.

Einkäufer sind Manager

Wie kann es besser aussehen? Der Einkauf muss nach vorne in die Prozesskette. Er muss rein chronologisch viel früher eingebunden werden. Und die Aufgaben und Interessen müssen klar benannt und verteilt sein. So setzen Fachabteilungen oft auf die bewährte Zusammenarbeit mit den immer selben Zulieferern. Vorteil: man spart sich ein erneutes Briefing, die Kontakte bestehen schon, man versteht sich und vieles mehr. Es fehlt jedoch der Blick für die Kosten und für das gesamte Markt-Angebot. Auch fehlt den Fachabteilungen in aller Regel die nötige Fachkompetenz für Kosten-Verhandlungen.

Ein professioneller Einkauf läuft gerade an dem Punkt erst warm, er schaut kritischer hin. Ist ein anderer Anbieter deutlich günstiger? Ist die Qualität der gelieferten Leistungen oder Produkte vergleichbar? Vertragen sich zum Beispiel althergebrachte Bestellwünsche beim Punkt Nachhaltigkeit mit einer möglicherweise aktuellen Unternehmensstrategie oder Unternehmensphilosophie?

Die Plattform „Business Wissen“ schrieb Anfang dieses Jahres, Einkäufer seien „Lieferanten- und Risikomanager“. Das trifft es ziemlich gut. Denn die Aufgabe des Einkaufs ist eben nicht allein das Operative, das bloße Bestellen und Aushandeln eines Rabatts bei Order von acht Paletten Papier. Vielmehr geht es darum, dass Kosten minimiert, der Kontakt zu Lieferanten gepflegt, Zuliefermärkte und Preise stetig beobachtet und Flexibilität und Versorgungssicherheit im Unternehmen erhöht oder optimiert werden. Eine strategische Management-Arbeit, die die Gesamtheit des Unternehmens, einer Behörde oder Einrichtung in den Blick nimmt.

 (mk)

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