Europäische Studie Veraltete Arbeitsweisen gefährden Gewinne und Reputation von Unternehmen

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Ineffiziente Collaboration- und Projektmanagement-Methoden kosten Unternehmen jährlich 20 Arbeitstage, gefährden Gewinne sowie die Reputation. Viele europäische Organisationen leben anscheinend im Chaos.

Zu erschreckenden Ergebnissen kommt der „Chaos-Theorie-Report“ – eine unabhängige, europaweite Studie, die im Auftrag von Projectplace vom britischen Project Management Institute sowie den Forschungsunternehmen Cint und Loudhouse durchgeführt wurde. Demnach haben Unternehmen und Organisationen große Probleme, mit dem dynamischen Technologie-Fortschritt, den neuen Arbeitsweisen und der zunehmenden Globalisierung Schritt zu halten.

Im Rahmen des Chaos-Theorie-Forschungsprojekts wurden 1240 Projektmanager in sechs europäischen Ländern intensiv befragt. Ziel war es, die Faktoren für ineffiziente Collaboration- und Projektmanagement-Praktiken und deren Einfluss auf Produktivität, Mitarbeiterzufriedenheit und Geschäftserfolg zu identifizieren. Zentrale Ergebnisse der Studie:

• Ineffiziente Arbeitsweisen kosten Unternehmen 20 Arbeitstage im Jahr.

• Zwei Drittel der Projektmanager haben Zugang zu sensiblen Daten in ihrer Organisation, doch nur die Hälfte kann sehen, wer ein Dokument gelesen, geändert oder heruntergeladen hat.

• Fehlende oder unzureichende Kommunikation ist für mehr als ein Drittel der Projektmanager ein zentrales Problem.

• Das häufigste Kommunikationsmittel in Projektteams ist die E-Mail; die hohe Anzahl täglicher Mails sorgt jedoch bei jedem dritten Projektmanager für Stress.

• Drei Viertel der Befragten sind der Meinung, dass bessere Werkzeuge viel Zeit sparen, mehr Kostenkontrolle ermöglichen und zu einem geringeren Stresslevel führen würden.

• Nur die Hälfte gab an, dass die IT-Abteilung in ihrem Unternehmen den Einsatz neuer Technologien unterstützt.

„Alte Gewohnheiten gehen zu Lasten der Produktivität und sind schwer abzulegen“, sagt Tobias Andersson, Chief Operating Officer bei Projectplace. „Erfolgreiche Projekte brauchen eine Balance aus verschiedenen Elementen: ein motiviertes Team, einfache Zusammenarbeit sowie die Einhaltung von Deadlines und Budgets. Stimmt dieser Mix, dann laufen Projekte wie Uhrwerke. Doch wenn nur eines der Elemente nicht passt, sprengt das die sensible Balance und Chaos macht sich breit. Wenn das Team nur eine E-Mail übersieht, kann eine Kettenreaktion entstehen, die zu Projektverzögerungen, verärgerten Kunden und zu Einnahmenverlusten führen kann.“

Was zählt, sind Zeit und Geld

Der Chaos-Theorie-Report zeigt, dass ineffiziente Arbeitsweisen die Unternehmen viel Geld kostet. Durch ineffiziente Praktiken verschwenden Projektmanager jede Woche durchschnittlich 2 Stunden und 45 Minuten bzw. 20 Arbeitstage im Jahr.

Die Untersuchung von Budgets und Zeitplänen ergab, dass 19 Prozent aller Projekte verspätet enden und 14 Prozent nicht mit dem geplanten Budget auskommen. Haben Projektmanager gleichzeitig mit acht oder mehr Projekten zu tun, schnellen die Werte in die Höhe: Ein Drittel der Projekte (32%) hält den Zeitplan nicht und ein Viertel (26%) der Projekte bleibt nicht im Budget.

„Um ihre Produktivität zu maximieren, setzen die Organisationen ihre Projektmanager einem riesigen Druck aus, damit auch komplexe Geschäftsvorhaben mit immer geringerem Budget und strafferen Zeitplänen auskommen“, sagt Yohan Abrahams, Präsident des britischen Project Management Institute. „Ineffiziente Praktiken haben aber häufig niedrige Produktivitätsraten zur Folge, wie die Studie zeigt. Das wiederum verursacht den entscheidenden Effekt: Projekte laufen aus dem Ruder.“

Abrahams weiter: „Um diese neuen Herausforderungen in einer komplexen Welt zu meistern, müssen die Organisationen ihren Projektmanagern neue Technologien an die Hand geben, mit denen sich die Probleme meistern lassen und gleichzeitig eine kollaborative Arbeitskultur gefördert wird. Effizienteres Projektmanagement und eine reibungslose Zusammenarbeit tragen zur Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen in der digitalen Wirtschaft bei.“

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