Der schleichende Tod der Qualitätssicherung

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Oftmals ist die QS auch von vornherein unzureichend in das Projekt integriert. Daraus resultiert dann, dass es keine konkreten QS-Ziele und -Themen gibt. Es wird aneinander vorbei gearbeitet und kommuniziert. Die QS trifft Annahmen, die auf einer falschen Basis beruhen, erstellt Maßnahmen, die mangelhaft kommuniziert werden, erlässt Regeln, die missverstanden werden. Am Ende steht Frustration auf beiden Seiten.

Strategien für die Rettung der Qualitätssicherung

Als Strategie zur Bekämpfung des „schleichenden Todes der QS“ haben sich aus unserer Projekterfahrung einige wenige Strategien als erfolgsversprechend erwiesen. Die besten Erfahrungen haben wir damit gemacht, die Zusammenarbeit zwischen QS und den anderen Projektmitarbeitern zu festigen und zu verbessern.

Zunächst gilt es klare Verantwortlichkeiten für die jeweiligen QS-Themen zu schaffen, d.h. jeweils eine Person am besten inklusive Stellvertreter festzulegen, welche für z.B. die Terminierung der Statusmeetings, Erstellung der Entscheidungs-/ Aktionslisten/ Risikotabellen, das Vorstellen von Statusberichten in Meetings, usw. verantwortlich ist.

Zusammenarbeit und Verständnis sind essentiell

Ebenso wichtig ist es, das Miteinander und gegenseitiges Verständnis zu fördern, indem der Nutzen der einzelnen Maßnahmen aufgezeigt und diese mit allen Beteiligten gemeinsam hinterfragt und ggf. verbessert werden. Dies gilt für die Art der Maßnahme, die Kriterien nach denen bewertet wird, den Zeitpunkt wann diese angewandt werden sowie den Umfang. Nicht jedes Projekt ist gleich. Oftmals wird die QS als zu starr und dogmatisch empfunden – das gemeinsame Hinterfragen vermittelt Flexibilität und die Bereitschaft, qualitätssichernde Maßnahmen nicht auf Biegen und Brechen nach Schema X durchführen zu wollen.

Durch die Diskussion werden alle Projektbeteiligten zu Beteiligten an der Qualitätssicherung. Dies hat zwei Effekte: Für etwas, an dessen Definition man selbst mitgewirkt hat, ist man eher bereit, selbst Verantwortung und unliebsame Aufgaben zu übernehmen. Zudem wird den Projektbeteiligten der Sinn und Zweck der qualitätssichernden Maßnahmen klarer und das Verständnis für die wertvolle Arbeit der QS gesteigert. Zusätzlich können durch das Feedback der Projektbeteiligten auch die Mitarbeiter der QS einen Lernprozess erfahren und die Qualitätssicherung selbst schrittweise verbessern. Dieses Zusammenspiel fördert die Akzeptanz der QS bei den sonstigen Projektbeteiligten ungemein.

Außerdem sollten die QS-Ergebnisse und die Erfüllung von QS-Zielen Bestandteile des Projektstatusberichts sein. Dies hilft im Team und vor allem auch beim Management, die Qualitätssicherung, die Zeit und Geld kostet, zu rechtfertigen. Ihre hohe Bedeutung wird nach außen getragen, was wiederum die die Akzeptanz im Team sowie das subjektive Gefühl der Wertschätzung der QS fördert. Dieser menschlich-emotionalen Faktor wird oft unterschätzt.

Was tun, wenn das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist?

Merkt ein Team, dass das Kind bereits in den Brunnen gefallen ist, die Qualitätssicherung also tot ist und die Hektik bereits oberhand hat, ist ist es wichtig, dass der Projektleiter klare Vorgaben macht, welches Minimum an qualitätssichernden Maßnahmen dennoch durchzuführen ist. Hier müssen klare Entscheidungen getroffen und kommuniziert, sowie Abstriche an den initial geforderten QS-Maßnahmen gemacht werden.

Sobald das Projekt sich erholt hat, oder spätestens im neuen Projekt, ist es Zeit die QS zu reanimieren. Dies sollte so bald wie möglich geschehen, durch Meetings des Projektteams, in denen Sinn und Zweck von qualitätssichernden Maßnahmen frei diskutiert und angezweifelt werden dürfen, und aus denen dann mit etwas Engagement der Teilnehmer ein neuer, von allen akzeptierter, und hochwertigerer QS-Plan hervorgeht.

Nutzen Sie den Prozess der Gewöhnung des Menschen zum Positiven. Mit der Einführung eines kleinen Verbesserungsschrittes und dem wiederholten Anwenden wird dieser zur Gewohnheit werden. Diesen Prozess wiederholt man für die nächste kleine Verbesserung und kann somit eine kontinuierliche Qualitätssteigerung erzeugen.

Wichtig ist es, die Zeichen der Zeit rechtzeitig zu erkennen und zu deuten. Hilfreich ist eine gewissenhafte, ungeschönte Fortschrittskontrolle im Projekt, das stete Messen des Projekterfolgs an den gesteckten Zielen und Meilensteinen und offene Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten.

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