Zeitnahe Informationen und transparenter Materialfluss durch Supply Chain Management

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Waren-Informationsflüsse transparent machen

Um die Waren- und Informationsflüsse weiter zu verbessern und die positiven Effekte eines strategischen Lieferkettenmanagements auszuschöpfen, hat der Elektronikdienstleister TQ-Systems in der Aufbau- und Ablauforganisation die SCM-Software von ifax eingeführt. Am sichtbarsten ist die organisatorische Umstrukturierung im Einkauf: Die Einkaufsmitarbeiter, die bislang projektbezogen gearbeitet haben, werden aus der Teamstruktur herausgelöst. Die Beschaffung wird zukünftig nach Warengruppen organisiert.

Im neugeschaffenen Teilbereich „Projektkoordination“ sorgen speziell geschulte Mitarbeiter für eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen dem Einkauf und den Projektteams sowie der Entwicklung. Sie erstellen Materialkalkulationen zu laufenden Projektanfragen und beschaffen bei Pilot- oder Eilaufträgen bedarfs- sowie termingerecht die nötigen Materialien. Im Bereich der Ablauforganisation werden operative Aufgaben stärker dezentralisiert und strategische Aufgaben vermehrt gebündelt erfüllt. Dabei gilt das Motto: „So zentral wie nötig, so dezentral wie möglich.“

Bei der Wahl der SCM-Software entschied sich TQ-Systems für eine integrierte Lösung: Um Schnittstellenprobleme zu vermeiden, wird das bestehende ERP-System ifax-open um den SCM-Gesamtprozess erweitert. Ab Mai 2004 werden erste SCM-Module eingesetzt. Die restlichen Komponenten folgen im Laufe des Jahres. ifax-open erleichtert eine prozessorientierte Disposition: In einem Dispositions-Monitor werden die aktuellen Beschaffungsaufgaben jedes Einkäufers mit Angabe der Priorität und der optimalen Losgröße übersichtlich dargestellt. Die optimalen Losgrößen ermittelt das System mit dem dynamischen Verfahren nach Wagner-Within. Dabei werden bedeutsame Nebenbedingungen einbezogen, etwa Staffelpreise, Preiserhöhungen, Mindesthaltbarkeiten und maximale Losgrößen.

Bestellanfragen können vollautomatisch via Internet abgewickelt und die Ergebnisse webbasierter Preisanalysen direkt vom System übernommen werden. ifax-open unterstützt eine automatisierte Bestell- und Auftragsverfolgung indem es einen Verzug bei Anfragen, Auftragsbestätigungen und Lieferungen automatisch dem verantwortlichen Disponenten meldet. Zudem wird der zuständige Mitarbeiter bei der Überwachung von Mahnungen vom System unterstützt. Alle genannten Aktivitäten werden durch die Aufgabenpriorisierung zudem nach Dringlichkeiten sortiert.

Um Wertschöpfungsprozesse nahtlos aufeinander abzustimmen, errechnet eine selbstlernende Prognosefunktion jede Nacht vollautomatisch die zukünftigen Bedarfsmengen eines Artikels. Selbstlernend bedeutet, dass je nach Bedarfsverlauf automatisch jeweils optimale Prognoseverfahren ausgewählt und angewendet werden. Dadurch lssen sich sehr genaue Bedarfsprognosen erzeugen. Durch direkte Einbindung von Kunden und Lieferanten via Web EDI können Daten, welche die Lieferkette betreffen, leicht eingesehen und ausgetauscht werden. Technische Voraussetzung dafür ist lediglich ein Computer mit Modem sowie ein Telefonanschluss.

Teilelieferanten können beispielsweise den Forecast von „ihren“ Bauelementen abrufen und ihre eigene Beschaffungsplanung danach ausrichten. Im Gegenzug erhält TQ-Systems laufend aktualisierte Stammdaten, die von den Lieferanten online eingepflegt werden. Kunden erfahren nach Login und Passworteingabe, wie viele ihrer Produkte im Auslieferungslager liegen. Zudem können sie auf einfache Weise ihre Bedarfsplanung an TQ-Systems übermitteln.

Die Software schafft die Voraussetzung dafür, dass Einkaufsmitarbeiter als „Unternehmer im Unternehmen“ handeln können. Alle Informationen werden übersichtlich und gebündelt dargestellt, beispielsweise im Logistik-Cockpit, in dem alle Artikeldaten in einer Fensteransicht abgerufen werden können. Aussagekräftige Online-Controllingwerkzeuge liefern kennzahlengestützt in komprimierter Form alle Details, die für den jeweiligen Mitarbeiter relevant sind. Bei Abweichungen von festgelegten Standards werden Warnmeldungen ausgelöst, damit der Prozess zeitnah korrigiert werden kann.

*Eduard Rüsing ist freier Fachjournalist in Karlsruhe.

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