Anwenderbericht - ERP-Einführung bei einem EMS-Anbieter Qualifizierte ERP-Einführung ohne Produktions- oder Liefereinbrüche

Ein Erfahrungsbericht der beiden mittelständischen Unternehmen – Auftragsfertiger Krüger & Gothe in Staßfurt ohne eigene IT-Abteilung und Softwarehaus IFAX in Konstanz – schildert, was oft für unmöglich gehalten wird: eine qualifizierte ERP-Einführung. Produktions- oder Liefereinbrüche gab es zu keinem Zeitpunkt.

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Krüger & Gothe GmbH

Die Bedeutung eines ERP-Systems hat in den letzten Jahren zugenommen, da es helfen kann zeit- und kostenkritische Prozesse Ressourcen sparend abzubilden. Besonderen Einfluss hat ein ERP-System bei einem EMS-Anbieter (EMS: Electronic Manufacturing Service) auf die Bereiche, Auftragssteuerung, Materialwirtschaft, Arbeitsvorbereitung und Fertigungssteuerung.

Das enorme Wachstum der letzten Jahre und die Bandbreite und Komplexität des Gesamtprozesses ließen sich beim Elektronikdienstleister Krüger & Gothe in Staßfurt nicht mehr ausreichend „nur“ durch Fleiß und Intelligenz realisieren. Das bekam der Elektronikdienstleister mit 125 Mitarbeitern in den letzten Jahren besonders zu spüren. Immer mehr errreichten Mitarbeiter und Organisation die Grenzen ihrer Kapazitäten und Möglichkeiten. Das Managementteam setzte sich, begleitet von einem externen Experten zusammen, um eine Lösung für diese kritische Situation zu finden. Klares Ergebnis: das damalige ERP-System musste kurzfristig ausgetauscht werden.

Die Vorgehensweise war etwas unkonventionell aber erfolgreich: Statt 100-seitige Pflichtenhefte und Bände voller Fragen zu schreiben, ging man problemorientiert vor. Ein wesentlicher und wie sich zeigte erfolgreicher Weg.

Phase 1 – Marktanalyse – Grobselektion

Der Markt wurde nach einem qualifizierten ERP-System und Anbietern analysiert. Wichtig war die Kundenbewertung laufender Systeme und Softwarehäuser. Zufriedene Kunden sind ein guter Einstieg für weitere Systembewertungen. Ein weiteres Kriterium war, dass das neue System bereits in der Elektronikbranche zum Einsatz kommt. Und es sollte schon heute die Erfordernisse der Zukunft unterstützen. Schließlich bestand das Ziel, zusätzlich zum ERP-System auch die internen und externen Prozesse zu optimieren.

Ein weiterer Aspekt: man wollte sich nicht in die Hände von Softwarehäusern begeben, die nicht Eigentümer der Software waren. Diese Unternehmen sind mehr an Sonderprogrammierungen interessiert. Stattdessen wollte man direkt bedient werden, von dem Unternehmen, welches das ERP-System entwickelt hat. Diese Unternehmen sind mehr daran interessiert, beim Standard zu bleiben. Kein Fass ohne Boden, sondern Berechenbarkeit – genau was ein Mittelständler braucht.

Phase 2 – Erste Marktanfragen

Hier wurde ebenfalls sehr pragmatisch vorgegangen. Schließlich verfügt ein Mittelständler nur über begrenzte Kapazitäten für so ein Projekt. Es wurde eine Marktanfrage entwickelt die sich auf die Kernpunkte der Probleme konzentrierte. Steuerungs-Tools, durchgängige Terminsteuerung (vom Auftragseingang bis zur Auslieferung), einfache Bedienbarkeit über Workflow-Manager, umfassende einkaufstechnische Möglichkeiten, vertretbare Kosten, schnelle Einführung. Nur einige Punkte der ersten Anfrage.

Phase 3 – Die Grobselektion

Für das Team, dass in dieser Phase noch im kleinen Kreis arbeitete, zusammengesetzt aus einem internen und einem externen Prozessexperten, merkte in dieser Phase sehr schnell, dass die viel gelobten Produkte oft nicht zu Krüger & Gothe (K&G) passten. Sie ließen sich in 4-stündigen Kurzpräsentationen Systeme vorstellen, um die ca. 10 Systeme auf die TOP3 zu reduzieren.

Aussortiert wurden die Systeme, ...

• ... die branchenüblichen Begriffe nicht verwendeten. Es hätte die Anwender und möglicherweise auch die Kunden überfordert.
• ... die wichtige Bedienfunktionen nicht abbilden konnten.
• ... die bereits in dieser Phase kompliziert erschienen. Bedienungsfreundlichkeit stand ganz oben auf der Wunschliste.

Phase 4 – Die Feinselektion

Die TOP3-Systeme blieben übrig. Alle recht leistungsstark, häufig in der Anwendung und erste Adressen der ERP-Welt. Nun begann für das Projektteam eine tiefer gehende Bewertung. Eigene Krüger & Gothe-Produkte wurden für die Simulation in die drei ERP-Systeme eingespielt, Stücklisten, Arbeitspläne, Teilstämme. Arbeitsprozesse simuliert, Prob-leme in den kritischen Prozessen dargestellt, welche die Systeme lösen sollten.

Dieser Prozess stieß häufig an die Grenzen der Systeme und ERP-Experten. Reinhold Mohr, Projektmanager bei K&G, beobachtete, dass einige Software-häuser zum Beantworten diverser Fragen bis zu drei Experten brauchten und dann immer noch Fragen offen blieben. Es stellte sich die grundsätzliche Frage, haben wir als mittelständisches Unternehmen ohne EDV-Abteilung unter diesen Bedingungen überhaupt eine Chance für die qualifizierte Anwendung und Betreuung eines ERP-Systems?

Bei einem System, dem ifax.OPEN der Firma IFAX in Konstanz, beantwortete die Expertin Sibille Fischer fast alle Fragen überzeugend. Das reduzierte die Angst vor einem neuen System und baute bereits früh Vertrauen auf. In den harten Tagen der Analyse entwickelte man schnell eine Strategie, ein Ranking.

Phase 5 – Die Finalentscheidung

In die letzte Runde des Entscheidungsprozesses wurden alle Fachbereiche mit einbezogen: Vertrieb, Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Fertigung, Qualitätssicherung, Controlling und die Geschäftsleitung. In mehreren Tagessitzungen überzeugte man sich von der Leistungsstärke der Systeme. Auch hier wieder die Besonderheit der Vorgehensweise: man konzentrierte sich auf spezifische Probleme und nicht auf Standards.

„Mich interessiert nicht wo die Artikelnummer steht oder in welcher Form sie dargestellt ist, darauf kann ich mich einstellen. Mich interessiert der eine oder andere kritische Prozess. Wie rechnet das System, wie geht es damit um“, sagte ein Bereichsleiter. Eine Expertin aus der Auftragsbearbeitung und -steuerung sah bei der Präsentation die neuen Möglichkeiten des Systems. Dazu ihre spontane Äußerung: „Wenn das so funktioniert, dann kann ich ja endlich mal wieder pünktlich nach Hause gehen“.

Dann fiel die Entscheidung – von jedem für sich und schriftlich. Somit wurde sichergestellt, dass jeder seinen Gedanken freien Lauf ließ und nicht von anderen Aussagen beeinflusst wurde. Ergebnis: Das Team entschied sich einstimmig und sehr deutlich für das System ifax.OPEN von IFAX – das gleiche System das auch vom Projektteam favorisiert wurde.

Das ERP-System ifax.OPEN: schnell, übersichtlich, einfach zu bedienen

In der Schnelligkeit, in der Übersichtlichkeit, in der Bedienbarkeit ist ifax.OPEN stärker als viele andere Systeme am Markt, sagen die Anwender. Genau das, was K&G suchte, ein ERP-System, das sehr gut auf die Belange eines produzierenden Unternehmens in der Elektronikbranche eingeht.

Ein Schlüssel für einfache Bedienbarkeit ist der Workflow Manager. Das System wertet bekannte Daten aus und sortiert diese vorgangsbezogen. Der Effekt ist eine wesentliche Vereinfachung der Arbeit. Die Mitarbeiter arbeiten nicht mehr mit Listen, sondern bekommen ereignisbezogen die notwendigen Tätigkeiten vorsortiert und priorisiert angeboten.

Vom Holprinzip zum Bringprinzip

Vom Holprinzip zum Bringprinzip

Hört sich kompliziert an, ist es aber nicht. Der große Vorteil ist schnell sichtbar. Die EDV geht über vom Holprinzip in das Bringprinzip aus Sicht der Anwender. Das System meldet sich bei Ereignissen. Fehler wie, Vorgänge werden nicht erkannt, Vorgänge werden vergessen oder zu spät abgewickelt, treten erheblich seltener auf. Zudem ist sichergestellt, dass wichtige Dinge als wichtige erkannt und von den vielen Standardprozessen getrennt werden.

Beispiel: eilige Bestellung

Der Bedarfstermin unterschreitet die eigentliche Wiederbeschaffungszeit. In den Bestellvorschlagslisten heute üblicher Systeme ist so ein Zusammenhang oft nur schwer für den Einkäufer erkennbar. In der neuen Anwendung werden solche Vorgänge in einem speziellen „Agenten“ vorsortiert und sichtbar gemacht. Dieses Verfahren wird natürlich für erheblich mehr Ereignisse angewendet, wie z.B. fehlende Kundenauftragsbestätigung, fehlende Lieferantenauftragsbestätigung, überfällige Materiallieferungen, versäumter Fertigungsstart etc. Ein weiterer Vorteil ist, dass das System vielfältige Lösungen anbietet, die in dem Gesamtprozess eines produzierenden Unternehmens hineinpassen.

Projektrahmenbedingungen bei Krüger & Gothe

– 30 Lizenzen ifax.OPEN für die Kernprozesse

– 70 Workflow-Agenten

– Linux-Server und Windows-Clients

– Datenbank-Server Informix von IBM

Umsetzung mit dem Ziel Heißstart in 6 Monaten

Dann begann die Umsetzung mit dem Ziel: Heißstart in 6 Monaten. Tatsächlich wurden für die Umsetzung 7 Monate benötigt. Die Beteiligten gönnten sich diese leichte Verzögerung, um es nicht an der Qualität mangeln zu lassen. Wie sich zeigte eine richtige Entscheidung. Im ersten wesentlichen Schritt wurden vorhandene Unternehmensprozesse angesehen und dazu die notwendigen Grundeinstellungen im ifax.OPEN festgelegt. Weiterhin wurden Zeitpläne entwickelt und Verantwortlichkeiten definiert. Dieser Prozess stellte das Fundament des Gesamtprojektes dar. In die Prozessdiskussion wurden teilweise auch die Fachbereiche eingebunden.

Dabei wurde sehr fein darauf geachtet, dass die besten, einfachsten Lösungen, möglichst Systemstandards, gewählt wurden. Das hatte zur Folge, dass einige Prozesse im Unternehmen geändert und verbessert wurden, da brauchbare Lösungen durch ifax.OPEN realisierbar waren. Nur in sehr wenigen Fällen mussten Anpassentwicklungen vorgenommen werden, da Funktionen nicht durch den Standard abbildbar waren. In dieser Form ging die Arbeit los.

Da K&G über keine größere EDV-Abteilung verfügt, mussten die Arbeitspakete sauber abgegrenzt werden. Viele Tätigkeiten, ganz besonders bei der Datenübernahme, wurden qualifiziert durch die Konstanzer Mitarbeiter von IFAX erledigt. Auch hier fiel sehr positiv auf, man sprach die gleiche Sprache – Mittelständler zu Mittelständler. Das machte den Gesamtprozess einfacher. Und die Bereitschaft aller, das Projekt schnell und sicher zu realisieren war überall zu spüren.

Standortentfernungen sind nicht ausschlaggebend

Innerhalb des Projektes bestätigte sich auch eine Annahme des Projektteams, das die Standortentfernungen zwischen Softwarehaus und Kunden nicht ausschlaggebend sind. Kein Prozess verzögerte sich durch die Distanz, da die Softwarexperten innerhalb der Projektumsetzung sowieso vor Ort sind. Und im Zeitalter der modernen Medien sind die Reaktionszeiten auch über 600 km Entfernung kurz und standortunabhängig.

Kurz vor dem Heißstart wurden In-Haus-Schulungen für die Anwender durchgeführt. Eine schwierige Ausgangslage, da das Tagesgeschäft sich im täglichen Leben und im Kopf nicht abstellen lässt. In den Tagen vor dem Heißstart wurden dann die Finaldaten/Bewegungsdaten überspielt, angepasst und in die richtigen Formate umgewandelt.

Natürlich liefen die ersten Tage holprig. Die IFAX-Experten aus Konstanz waren bei den Anwendern vor Ort um aufkommende Probleme zu lösen. Das beruhigte die Mitarbeiter und führte schnell zum Aufbau der notwendigen Anwendersicherheit. Zu keinem Zeitpunkt kam es zu Produktions- oder Liefereinbrüchen und das machte die Mannschaft stolz. Denn oft genug hört man von einem Zusammenbruch eines Geschäftsprozesses durch die ERP-Einführung unter der die Produzenten und die Kunden leiden. Natürlich war die ERP-Umstellung eine harte Belastung für die Mitarbeiter. Aber alle hatten ein Ziel, die alte EDV abzuschalten um mit einem modernen, zukunfsgerichteten ERP-System leistungsstärker am Markt auftreten zu können.

Inzwischen ist das Projekt zwar abgeschlossen, dennoch geht es weiter. Auf Basis der gewonnenen Erfahrungen werden mehr und mehr intelligente Tools des Systems von den Mitarbeitern genutzt. Zudem wird das System von IFAX ständig weiterentwickelt – forciert von anderen Anwendern sowie Krüger & Gothe.

Beide Unternehmen sehen zufrieden auf die geleistete Arbeit zurück. Bernd Krüger, geschäftsführender Gesellschafter, weil das Budget fast eingehalten und die unternehmerischen Ziele erreicht wurden und Jakob Breitenbach, Geschäftsführer von IFAX, der einen neuen Bestandskunden gewonnen hat. Er ist sicher, der eine oder andere Kunde von Krüger & Gothe auch einmal Bedarf an einen neuen professionellen ERP-System hat und sich in Staßfurt erkundigt.

Der Elektronikdienstleister Krüger & Gothe

Der Elektronikdienstleister Krüger & Gothe (K&G) aus Staßfurt in Sachsen-Anhalt ist ein EMS-Anbieter, der beweist, dass man in Deutschland erfolgreich und wettbewerbsfähig produzieren kann – mit kompetenten Mitarbeitern, modernen Maschinen und einem günstigen Produktionsstandort in Sachsen-Anhalt und seit einem Jahr unterstützt von einem leistungsstarken ERP-System wie dem ifax.OPEN.

Einige Eckdaten zum Unternehmen: 125 Mitarbeiter, davon 6 Einkäufer sowie ca. 105 Mitarbeiter in der Fertigung. Zum Maschinenpark gehören: 5 SMD-Linien, 1 THT-Linie, bleifreie und bleihaltige Lötanlagen, 1 AOI-System sowie automatische Montageeinrichtungen für Rennerprodukte, die man an Erstausrüster der Automobilbranche liefert. Anzahl Kundenaufträge: 900, Neuanläufe pro Jahr ca.: 300, Anzahl lebender Produkte: 600, Anzahl Fertigungsaufträge: 2500, Anzahl Lieferanten: 300, Seriengröße: 1 bis 50.000, Anzahl Artikel: 25.000, max. Stücklistenpositionen: 1000.

Das Unternehmen hat eine sehr lange Erfahrung in der Elektronikproduktion. Bereits in der ehemaligen DDR wurden in Staßfurt Fernseher der höchsten Güte produziert. 1997 gründeten Bernd Krüger und Brigitte Gothe das gleichnamige Unternehmen Krüger & Gothe GmbH als EMS-Anbieter (EMS: Electronic Manufacturing Service). Heute werden in Staßfurt komplexe Baugruppen für die Kfz-Elektronik, Industrieelektronik, Medizin- und Sicherheitstechnik in mittleren, größeren und kleinen Losen produziert.

Zum Kundenkreis gehören kleine und große Unternehmen aus Deutschland und dem Ausland. Sogar koreanische Unternehmen lassen professionell bei Krüger & Gothe produzieren – auf diese Umkehr zur Verlagerung nach Fernost ist man besonders stolz. Alle Kunden haben eines gemeinsam. Sie erheben Ansprüche auf einen hohen Qualitätsstandard, termingerechte Lieferungen, ein wettbewerbsfähiges Preis-Leistungs-Verhältnis, Schnelligkeit, Zuverlässigkeit und organisierte Flexibilität.

Der Experte für ERP-Software IFAX

Enterprise Resource Planning (ERP) ist die Kernkompetenz der IFAX GmbH in Konstanz. Das 1980 unter dem Namen GSC gegründete Unternehmen (Umfirmierung 2002) zählt eher zu den kleinen Softwarehäusern für ERP-Systeme. Der Leistung tut die überschaubare Firmengröße keinen Abbruch: Mit ihren 30 Mitarbeitern und 25 weiteren Mitarbeitern bei Partnerfirmen betreut IFAX ca. 200 namhafte Anwender im In- und Ausland. Das Softwarehaus verfügt über eine umfangreiche SCM-Lösung einschließlich Module, wie z.B. Kanban, JIT Manager, Workflow Manager und Netto-Bedarfsermittlung mit dynamischer Losgrößenberechnung.

*Sibille Fischer ist Senior Beraterin bei der IFAX GmbH in Konstanz, Reinhold Mohr ist Leiter Arbeitsvorbereitung bei der Krüger & Gothe GmbH in Staßfurt.

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